クラウド請求書のデメリットとその対策方法
クラウド請求書のメリット・デメリット
執筆者：カシオ計算機株式会社 三上哲章
「2016年版中小企業白書（126ページ コラム2-2-2）」（中小企業庁サイトで参照）によると中小企業でも、「なんらかの業務について」クラウドサービスの利用が着実に増加しているようです。そして、請求書発行機能も含んで「販売管理」という分野でも安価なクラウドサービスが見受けられるようになってきています。
ただ、「販売管理」という分野は、なかなかクラウド化が進まなかった分野です。そして今日現在も、無条件にはおススメすることができません。
理由は簡単で、特に大手企業を相手に販売をしている場合、「先方の厳粛な期日までに書面で請求書を発行しお届けしなければ、売上の回収ができない可能性があるから」です。ネットのトラブルで納品書や請求書が出せないということになると、それが会社の致命傷になりかねません。
また、期間請求で納品明細が多いケースでは、ネットの速度やブラウザの表示動作によって、違算のチェックなどもスムーズに行えない可能性もあります。
以上から、大手企業が得意先であったり、納品が頻繁な企業の場合、クラウド請求書サービスの利用は、このようなデメリットも念頭に、より慎重に考えたほうがよいでしょう。
一方でクラウド請求書サービスは、不特定多数のお客様に納品都度請求を行っている場合には大変便利です。お客様からの支払いをネット経由で確認、取り込んで入金処理を完了できるという運用ができ、入力の手間を大幅に省けるなどのメリットが考えられます。
絶対に押さえておきたいチェックポイントと対策
さて、「クラウド請求書ソフト」「クラウド販売管理ソフト」を検討されている場合には、最低限以下のチェックポイントで懸念されることがないか、ぜひご確認ください。
- サービス提供元の経営状態は開示されていて、サービスの利用規約は明瞭か？
- ネットにつながらない場合どうなるのか？ 完全に使えなくなるのか？
- ルータ機器など、自社内のインターネット接続環境に不安がないか？
以下、各項目をチェックすべき理由を詳しく説明します。
まず1について、クラウドサービス上の自社のデータは、サービス提供元に委ねることになります。よって、その提供元企業が倒産したり、また管理体制がずさんな場合には、失われたり流出したりする可能性があります。また、海外企業のサービスを利用する場合には、日本国内の法律によって保護されない場合もあります。
そういった観点では、無料のサービスは確かに魅力的ですが「経営状態が開示されている上場企業」によって「きちんと利用規約が定められている」サービスを使用されるのが安全策となります。この点がクリアであれば、セキュリティ対策などの気になる点も、ほとんどの場合、業界標準は満たしていると考えられます。
次に2について、通信インフラは基本的に民間企業が担っています。万一利用している通信キャリアが、大規模な通信障害を起こした場合、それは自社ではどうしようもないケースといえます。
一方で3については、通信キャリアの問題ではなく、自社設備の問題ということになります。
それで、2、3に一緒に備える方法としておススメなのが、通常使っているものとは別の会社、系列の無線通信キャリアのモバイルルータなどの代替通信手段を用意しておき、緊急時にはすぐに接続を切り替えられるようにしておくことです。
ハイブリッドクラウドってなに？
クラウドサービスは全般に「ネットに繋がらないと使えない」という弱点がありますが、それを解決すべく出てきたのが「ハイブリッドクラウド」という考え方です。例えばクラウド上だけでなく、社内にサーバを置くことでネットが繋がらないときは後者で処理を行い、ネット接続が復旧したら、クラウドと通信同期を取るといったような方法など、サービスや企業によってさまざまな実現形態がありますが、簡単に説明すると、「ネットに繋がらないときも、最低限は動くようにしている」という考え方になります。そして、その一例が、当社の「ＥＺ販売管理」です。
「ＥＺ販売管理」の最大のメリットは、「万一ネットに繋がらないときも、納品書や請求書の発行処理が通常通りに行うことができる」という点に尽きます。カシオは楽一シリーズ等を通じて「大量の納品書や請求書を如何にスムーズに発行できるか？」を25年以上追求してきましたので、この点は強い自負と自信を持っています。
ＥＺ販売管理 【売上】機能 → https://rakuichi.casio.jp/rakuichiez/function/3/
【請求】機能 → https://rakuichi.casio.jp/rakuichiez/function/4/
そして、ネットに繋がっているとき（万一ではない通常時）は、クラウド上にデータが同期され、外出先からも在庫確認や受注入力に加えてBIツールが動作し、消費税10％、軽減税率導入といった法改正対応も自動的に適応されるといったクラウドならではのメリットも備えています。
ＥＺ販売管理 【機能紹介】→ https://rakuichi.casio.jp/rakuichiez/function/
当社のこだわりの集大成であるハイブリッドクラウドサービス「ＥＺ販売管理」をご検討いただけますと幸いです。
