エクセルで十分？販売管理ソフトって本当に必要なの？？

販売管理って必要なの？

執筆者：株式会社船井総研ITソリューションズ　コンサルティング部

「販売管理って必要なの？うちの会社は小さいし、販売管理ソフトなんてなくたって、エクセルで見積作れるし、納品書や請求書だって印刷できるでしょ？入金の管理もできるし、いらないよ」と思われている方は結構多いのではないでしょうか？
販売管理ソフトで販売管理を行うと、販売管理に関連する伝票の作成がより簡単・時短できることに加えて、「売上総利益（粗利）」を管理することができます。エクセルでは見積・請求・仕入・在庫といった各個の状況は見やすく管理できると思いますが、それらを全部関連付けたうえでの「売上総利益（粗利）」を算出し管理するのは難しいです。
会社を安定的に維持・発展させるために、販売管理ソフトは強力なツールになります。

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エクセルでは難しいこと

損益計算書（P/L）を思い浮かべてみましょう。
損益計算書とは、1年間の経営成績を表す決算書です。一番上に書いてあることは「売上高」で、俗にトップラインと呼ばれます。次の行に「売上原価」が記載され、いきなり3行目で小計である「売上総利益（粗利）」を計算しています。なぜでしょう？それだけこの3行の数字が重要だからです。「売上総利益（粗利）」の段階で数字を最大化できないと、多くの場合、以下、たくさんの行の費用支払いがまかなえず、最終成績であるボトムライン「税引き後純利益」を確保することができません。そして、この3行の数値を毎日管理し、改善するために「販売管理」があります。

確かにエクセルを使えば納品書や請求書はきれいに作成できます。日々の仕入や在庫の状況も整理することができるでしょう。ただ、それらは基本的にはばらばらのシートになるので、そこから「売上総利益（粗利）」を求めようとすると、基本的に手操作で集計することになります。エクセルに詳しい人の場合、マクロ機能で集計することも可能かもしれませんが、それぞれの担当者に個々のシートを編集され、マクロ集計に失敗するのが「よくある話」です。
以上のように、エクセルでは「売上総利益（粗利）」の計算がスムーズにできないので、本当の意味での「販売管理」を行うことは難しいと思います。

販売管理ソフトって何ができるの？

販売管理ソフトは、基本的にはエクセルより簡単に見積書や納品書の作成や、仕入の入力を行うことができ、その合算としての請求や支払いの計算、在庫管理も自動的に行われるので、販売活動にまつわる事務作業が楽で時短になります。
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そして、それ以上に重要なことが、日々「売上総利益（粗利）」の見込み額も自動的に算出できることです。これが分かるので、状況は良好といえるのか、てこ入れが必要なのかの経営判断を日々行うことができます。

エクセルと大きく違うのは、マスタ管理の充実

増収増益は、ごく単純化していえば「得意先が高く買ってくれて、商品を安く製造または調達でき、高い値段でたくさん売れているとき」です。ですが、得意先にも事情があります。継続して付き合っていれば高く買ってくれるときもあるし、そうでないときもあります。商品も同様で、高くたくさん売れるときも、そうでないときもあります。「販売管理ソフト」では、このような「売上総利益（粗利）」の変化をもたらす重要な要素を、得意先マスタ、商品マスタとして登録することで、得意先別という軸で「売上の変動推移」を分析できたり、商品別という軸で「売上総利益（粗利）の変動推移」を管理できたりということを実現しています。

エクセルで納品書や請求書を作成されるケースでは、多くの場合、得意先のお名前や商品の名前を印刷するために単にセルに打ち込むだけという使い方です。そのため、初めて「販売管理ソフト」を使われる方は、この”マスタ“という考え方の理解で「？？？」となり、登録作業が「面倒くさい」と感じられることが多いようです。
一般的には、「よく使う得意先リストや商品リストをマスタ登録しておけば、入力の際、選ぶだけで使いまわせるので便利」といったように説明されますが、「販売管理」の真の目的を達成しようとする場合には、この登録が詳細で正確であることが必要です。
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ＥＺ販売管理のご紹介

得意先と商品をマスタとしてきちんと整備するのは大変ですが、それさえできていれば、見積書、納品書、請求書、仕入、支払、在庫管理といった広範囲の事務負担を圧倒的に便利にできるのが「販売管理ソフト」です。おそらく、販売管理を銘打っているものであれば、どのソフトを購入しても、この点はほぼ実現できるでしょう。ただ、「販売管理」の真の目的である「売上総利益（粗利）の最大化のために」活用しきれるものは少ないのでは？と感じています。

当社がご提供するＥＺ販売管理の大きな特長のひとつが、この点を強力に支援する「経営分析ツール（BIツール）を標準で備えていることです。（ＥＺ販売管理本体の利用料金にBIツールの利用料金も含まれています）
ＥＺ販売管理では、マウスによるかんたんな操作で、しかも、必要であれば経営者が外出先や自宅からでも、「売上総利益（粗利）の最大化のための活用」を行うことができます。得意先別の粗利の推移、売れ筋商品の抽出など、マウス操作で瞬時に引き出すことができます。

他社の販売管理ソフトをご検討中の方も、ぜひ検討の一助としてご利用いただければ幸いです。