見積書に有効期限はある？一般的な期限とトラブルを防ぐ記載方法
目次
見積書とは、あらかじめ購入する商品や提供されるサービスに対し、必要になる金額を確認するための書類です。契約に先立って取引に必要な金額が示されるため、これを書面として残すことで書類を受け取る側にも安心感が生まれます。
こちらでは、見積書の有効期限を設定する目的や、設定する上で注意すべきポイントなどを紹介していきます。
ルールを守らなければ損害賠償を請求されることもあり、取引相手からの信頼も失うことになりかねないので、正しい方法で見積書を作成しましょう。
1一般的な見積書の有効期限はどのくらいか？
業種によって違いはありますが、2週間〜6ヶ月の間で有効期限を設定することが一般的です。
法律的には、見積書の有効期限を設定することが定めることが義務づけられていないため、有効期限を設けなくても問題はありません。しかし、見積書に有効期限を設けなかった場合、何年後であっても見積書の金額で商品やサービスを提供しなければなりません。その場合、商品やサービスの価格に変更があったとしても、取引先との価格の設定に関してトラブルが発生する可能性がでてきます。
そのため見積書を作成する際は、有効期限を設定することをおすすめします。
2見積書の有効期限を設定する目的
有効期限は、主に契約を促す場合や、商品やサービスの内容を変更した際に対応できるように設定します。
それぞれ詳しく解説していきます。
2-1. 目的その1：契約を促すため
取引先によっては、即決で契約が成立する場合もあれば、じっくりと悩んでからその成否を決断する場合もあります。そのため契約を促す意味も込めて、見積書に有効期限を設定します。
また、有効期限を設定することで、その期限までに何を用意し、どのようなことを確認すべきかなどのスケジュールが立てられるようになります。金額に応じて判断に時間が必要なケースもありますが、期限を切ることでその決断をサポートしてくれるでしょう。
2-2. 目的その2：商品やサービスや価格の変更に備えるため
見積書に有効期限を設定することで、有効期限から時間が空いた場合でも、商品やサービスの価格の変更や商品の原価変動などにも対応できます。
例えば、業界の状況や世情などの外部環境によって原価が変動したり、商品やサービスが適正な価格ではなくなり価格の変更などが必要になる場合があります。このような状況下では、見積書通りの価格で商品やサービスを提供することが難しくなります。
見積書の提出から契約や受注、商品やサービスの提供までに長い期間を要してしまうと、こうしたリスクを負うことがあります。特に原材料の価格変動などが起こりやすい商品に対しては、有効期限の設定が重要です。
3有効期限を設定するうえで注意したい民法第521条
一度設定した有効期間は自由に撤回できなくなるという点に注意が必要です。
これは、民法に規定があります。第521条の条文をみてみましょう。
第五百二十一条 承諾の期間を定めてした契約の申込みは、撤回することができない。
２ 申込者が前項の申込みに対して同項の期間内に承諾の通知を受けなかったときは、その申込みは、その効力を失う。
それぞれの内容についてみていきましょう
3-1. 承諾の期間について
第1項にある「承諾の期間」には、見積書における有効期限が該当します。
「契約の申込み」は企業間取引においては見積書の発行にあたり、発行元が申込みをしたという形になります。
つまり第1項では、有効期限を定めて見積書を発行し、発行元が取引先等に対し契約を申込んだ状態になり、その後勝手に契約をなかったことにはできないと定められています。
3-2. 承諾の通知について
第2項にある「承諾の通知」とは、発行した見積書に対し、その内容に沿って契約する旨の通知を意味します。
例えば、ある製品に対し見積書を発行し、有効期限を定めたものの、その期間内に原材料の価格変動が生じてしまい、このままだと赤字になってしまうという状況でも、見積書の内容を勝手に変更できなくなる可能性があります。
よって第2項が示しているのは、見積書に内容承諾の有効期限を設定し、その期間を過ぎても見積書の内容を承諾する旨の通知が届かない場合、見積書は効力を失い、発行元でもその内容通りの契約を結ぶ必要はなくなるということです。
つまり、民法第521条は、見積書に有効期限を設定すると、発行元もその期間内は見積書の内容に拘束され、設定した期間内に契約する旨の通知がなければ無効となるということが分かります。
4見積書の記載方法
見積書のサンプルに沿って、見積書の記載方法を解説します。
間違いないように記載しなければならない項目や記載しておくことで取引先にとって親切になる項目などさまざまですので、参考にしてください。
4-1. 見積書提出先の宛名
見積書を提出する先の会社名や住所を記載します。規模が大きい会社の場合は、担当者の部署や名前まで記載しておくと親切です。
会社名や担当者の名前の間違いはもちろん、会社名のみの記載であれば「御中」、担当者の名前まで記載した場合は「様」など、敬称の間違いがないかも確認しましょう。
4-2. 見積書の作成日
請求書を作成する際や、当初の見積り金額などを後から確認する際に必要な項目です。
見積書自体も複数回作成するケースもあるため、作成日は忘れずに記載します。
4-3. 見積作成者の情報
見積書をだれが作成したかの記録を残すため、上記の画像のように、作成した側の会社名や担当者名などを明記しましょう。
4-4. 商品概要・見積金額
商品名、数量、金額、消費税、合計額などを間違いのないように記載します。
消費税は商品ごとではなくまとめたものを記載し、割引がある場合もまとめて記載しましょう。
5まとめ
一般的には、有効期限は2週間から6か月の間で設定されますが、有効期限を設定した契約は撤回できません。そのため、実際に有効期限を設定する際には、漠然と慣例にならって設定するのではなく、原価の影響や商品やサービス内容を変更する可能性など、関係し得る要因の動向にも配慮しなければなりません。
有効期限の設定は、法的に義務付けられているものではありませんが、見積書は単に金額を呈示するだけでなく、有効期限を設定することで契約を促すことや価格変動に備えるという目的もあります。
そのため、見積書には有効期限を設定することをおすすめします。
