納品書の日付の書き方～発送日と到着日の考え方とルール～

商品を納品書と合わせて発送する際、日付をいつにすべきか判断に迷うことはありませんか。
納品書に記載する日付は、法的な決まりはありません。しかし、納品書の日付は、場合によっては代金の支払いに影響する可能性もあるため、注意が必要です。

今回は、主に納品物を発送している企業が出荷日を基準にしていると仮定し、納品書の日付をどのように記載すべきか、またその注意点などを解説します。

1納品書には出荷日を記載して送付する

出荷日を基準にしている場合、納品書には「出荷日」を記載して郵送します。
出荷日を記載して郵送するのは、郵送や業者が代わりに配送する場合、到着日を正確に把握するのは難しくなるからです。

実際に到着した日付と納品書に記載されている日付が違う場合、都度再作成するというのは現実的ではありません。郵送であれば業者の遅延、個人宛であれば届け先のお客様が不在で納品できないケースがあります。
そのため、納品書には出荷日を記載するケースの方が多くなっています。

納品書のフォーマットによっては、出荷日が記載されるタイプの納品書や、出荷日という欄ではなく日付だけが記載可能なタイプの納品書もあります。

以下のサンプルは、出荷日の欄が用意されているタイプと、項目名の記載がなく日付の記載だけが可能なタイプの納品書です。

サンプル納品書１｜出荷日記載あり

サンプル納品書２｜項目名なし

納品書兼請求書の日付も出荷日に合わせて記載する場合の方が多くなっています。

納品書兼請求書とは、言葉の通り納品書と請求書両方の役割を担う書類です。書類を2部発行するコストや手間を省く場合、または納品と請求を同時に行う場合などに使用されます。

納品書のフォーマットによって違いはあるものの、日付に関して基本的な考え方は同じになります。
しかし、納品書を作成する際はいくつかの注意点があります。
こちらでは、その注意点を解説します。

納品書に日付を記載する際、前述のサンプル納品書2のように、日付の項目名がない場合があります。
こういった場合、日付の記載欄には出荷日を記載しましょう。

また納品先のお客様の要望で、納品日などを記載しなければいけない場合などは、備考欄などがあれば特記事項として納品日を記載する方法もあります。

前述のように出荷日を記載する場合が多くなっていますが、意思の疎通がないまま書類のやり取りを進めてしまうと、誤解が生まれてしまう可能性があります。

そのため、日付の欄に項目名を明記し、記載している日付が出荷日、または納品日なのかを明確にし、認識のずれを無くすことをおすすめします。

納品先企業によっては出荷予定日の記載を求められたり、また、逆に自社として物品受領書や検収書により、先方が受領したことを確認するなどの運用を行う場合があります。

納品書の日付は、出荷日を記載するケースが多くなっています。

しかし、お客様との取り決め次第では、備考欄に納品日や到着日を記載したり、日付の記載は到着日や検収日を記載するケースもあります。出荷日基準の日付を記載するケースが多くなっていますが、誤解なく円滑な取引をするためにも、事前に納品書の日付の取り決めは交わしておくといいでしょう。