金額なしの納品書？中小企業は納品書の書き方にまで悩みがある

執筆者：カシオ計算機株式会社　三上哲章

先日、青果の卸売りをされている社長様から次のような相談をいただきました。

• 基本的に納品書には、単価、金額は記入するのだけど･･･
• A社さんに納品するときは単価、金額は書かない。理由は、A社さんは現場担当者に金額を知られたくないという事情。なので、商品を納入するときは品名と数量だけ記入した納品書を仮伝としてお渡しして、後日、先方の経理担当者に納品書（本伝）を送ることになっている。
• B社さんとは社長同士で直接値決めしているので、日常、うちの事務員も営業も単価が分からない状態で商品を納める。仮伝を渡すところまではA社さんと同じなのだけど、納品書（本伝）は発行しない。月末近くになって事務員に各商品の単価を指示する。事務員はそれを月中の納品明細に当てはめて、月末に請求明細書を作成している。
• 最近、ネット通販をはじめたのだが、ギフトの場合、購入者には金額を明示した納品書を発行するのだが、商品の実際の送り先には、単価金額を記載してはいけない。

青果卸なので、毎日かなりの枚数の納品書を発行するのだが、上記のような書き分けもしなければならない。その上指定伝票の手書きも混ざる。
営業担当から事務員に仮伝の渡し漏れも結構あって、月末、一部の明細が単価ゼロの計算のままの請求書を得意先に送ってしまい、後日その金額で入金があって、明細を見返して気がつくなんてこともある。
いまはそういう失敗も積んだ事務員さんが2人いてやってくれているけど、1人が出産のため長期休暇に入ってしまう。そもそも伝票量が多く負担が大きいし、新しく人を雇うのもこのご時世大変だし、雇えたとしても、もう慣れてもらうしかないのだけど･･･
･･･という悩みでした。

青果以外にも、鮮魚や精肉等の生鮮食料品を取り扱われる中小企業様では、似たようなお悩みをお持ちの会社が結構あるのではと感じました。
本来ならば、伝票のフォームや運用ルールを統一できるのが望ましいところですが、お得意先ごとの要望へのきめ細かい対応も中小企業の強みの一つとも言えます。営業上、取引先への対応の優先順位がもっとも高いなかで、どのように業務効率をあげて、ミス削減に取り組むのかという悩みが、納品書一枚にも縮図として現れているように感じました。

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