請求書払いとは？～請求書払いの概要とメリット・デメリット～

請求書払いは、企業間取引で用いられることが多く、支払業務をスムーズにする効果があります。
請求する側と支払う側、双方に大きなメリットがありますが、少なからずデメリットも存在します。

請求書払いの概要について紹介した上で、メリットや注意点を解説していきます。

1請求書払いとは

請求書払いとは、請求書受領後に特定の期日にまとめて支払う決済方法のことです。

請求書払いでは、商品やサービスの購入代金を、1ヵ月分をまとめて支払うケースが一般的であり、取引の度に金銭のやり取りが発生しないため、請求する側と支払う側、双方の経理面を効率化できます。

2請求する側のメリット・デメリット

請求書払いにすると、その分入金が遅れるケースが多く、請求する側にメリットはないように思えます。
そこで、まずは請求する側にどのようなメリットやデメリットがあるのかを解説します。

2-1. 支払いに関する手続きの効率化

請求する側が請求書払いにするメリットは、請求と回収確認の効率化です。

月に何度も取引が発生する場合、請求と回収業務が都度発生すると、経理面で大きな負担となります。1ヵ月など一定の期間で発生した取引の代金をまとめて確認できる請求書払いでは、経理の効率化という面で大きな意味を持ちます。
また、月に数回程度の取引しかないケースであっても、同じような企業が複数社存在すると、経理の負担となってしまうため、原則請求書払いとすることもあります。

2-2. 未回収のリスクが伴う

請求する側が請求書払いにするデメリットは、未回収リスクです。

仮に未回収が発生した場合、追加で回収業務を行う必要があり、金額によっては資金繰りの悪化が懸念されます。また、取引先によっては請求書払いにすることで、自転車操業を続けてしまい、貸倒れリスクが生じることがあります。
そのため、企業によっては請求書払いに応じる基準として、資本金や企業規模を設けている場合もあります。

3支払う側のメリット・デメリット

基本的に、支払う側にとって請求書払いはメリットが大半を占めますが、デメリットも少なからず存在します。ここからは、支払う側の視点で確認していきます。

3-1. 支払いの効率化と資金繰りのゆとり

支払う側にとっては、支払業務を効率化できる経理面のメリットに加え、資金繰りの面でもメリットがあります。

多くの場合、請求書払いにすることで商品やサービスに対する支払いを1ヵ月ほど遅らせることができ、資金繰りに余裕が生まれます。また、翌月に発生する費用をある程度正確に把握できるため、計画の立て直しも図りやすくなります。

3-2. 支払い忘れによる損失

メリットの大きい請求書払いですが、支払い忘れには十分気をつける必要があります。請求書の支払い忘れは請求先の資金繰りの悪化につながり兼ねない大きな問題になる場合もあります。また、支払い忘れは自社の信用にも影響するため、支払期日の管理を徹底する必要があります。

4支払い忘れへの対応方法

先述した通り、請求書払いは請求する側・支払う側双方にとって、未回収・支払い忘れがリスクとなります。
そこで、そうした事態が発生した際の対応方法を説明していきます。

4-1. 請求する側の対応方法

まずは自社に落ち度がないかを確認します。
見間違いはもちろん、請求書の金額や支払期日に問題がないかを改めて確認するようにしましょう。

その上で、行き違いなどの可能性を示しつつ、丁寧な対応で入金を促すようにしてください。

4-2. 支払う側の対応方法

支払い忘れが発覚した場合、気付いた段階で先方に連絡を入れます。
電話をしたのち、メールでも同様の内容を伝えることが大切です。連絡の際は支払いを行っていない旨とその理由、いつまでに支払えるかを伝えます。万が一、請求書を紛失した場合は、再発行を依頼し迅速に対処します。

また、企業間の取引は信用で成り立っているため、今後も同じミスが起きないよう十分な対策を講じることが大切です。

5まとめ

請求書払いでは経理面を効率化でき、請求する側・支払う側双方にとってメリットがありますが、未回収・支払い忘れのリスクも伴います。

特に支払う側は信用を無くさないためにも気をつける必要があります。トラブルを防ぐためにも、請求書の発行日・振込期日・振込方法などを確認し、早めの対応を心がけましょう。