請求書とは？請求書が必要な理由とポイント
目次
請求書とは、商品やサービスを提供した際に、その対価を支払っていただくために発行する書類です。金額や取引内容、振込口座、振込手数料などを明記した請求書を発行すれば、取引先の支払い忘れの防止にもつながります。
今回は、請求書の基本的知識と、すべての取引で請求書を発行すべき理由、請求書を発行するときの注意点などをご紹介します。
1請求書の定義は取引先との支払いを書面で確定させること
請求書を発行する際は、以下の点に注意します。
- どのようなサービスを提供・取引があったか
- 誰から誰へ請求するのか
- いくら請求するのか
- どういう方法で請求額を支払ってもらうのか
- 請求書の発行日はいつにすべきか
請求書を発行してお金とサービスのやり取りをする理由は、事前に取り決めた取引に対して、その対価を求めると同時に、取引先から受け取るべきお金を確認・管理するためです。取引先との認識違いから発生する支払いに関するトラブルなどが発生した場合には、「取引完了後にその対価を求めた証拠」にもなります。
支払いトラブルなどの際には、取引の実態を確認する必要がありますが、通常は、以下の書類で確認することになります。
納品書：受注者が商品・サービスの取引内容を記載
受領書：発注者が商品・サービスを受領した際に発行
検収書：発注者が依頼どおりの商品・サービスであることを認めた際に発行
3つの書類のなかでも、検収書は受注者が納品した商品・サービスに対して、発注者が内容に相違ないことを確認した書類です。そのため、取引の実態を証明するのに有効な書類になります。
1-1. 契約時の内容が、請求書の合意を取るための第一歩
最初に交わす契約書は、お互いが提供するサービスや対価の支払い方法など、契約の基本部分について決めるための書類で、個々の請求内容や取引内容までカバーしていないケースが少なくありません。
万が一支払いトラブルが起きても法的に解決できるようにするため、契約書で取引の実態を定義すると共に、請求書で契約内容に即した請求事実の証明を行うことが重要です。
このように、取引を円滑に進めるためにも、契約書と請求書など、書面を証拠として使うことがビジネスの常識になっています。
2請求書が必要になる理由は「取引の証明」と「トラブル予防」
企業が請求書を使うべき理由として、「取引の証明」と「支払いトラブルの予防」という点があげられます。
対価の回収忘れを防ぐ意味合いでも、請求書があるとお金に関するトラブルを防ぐことができます。
2-1. 発行した請求書がサービスを提供したことの証明書になる
請求書は、サービスを提供したことの証明書であり、経理手続きを円滑にするだけでなく、支払漏れなどを防ぐ役割があります。また支払う側も請求書を受け取ることで、税務調査の際に支出の実態を証明できます。
手元に相手から発行してもらった請求書があり「請求を受けて支払いをしたこと」を証明できれば、請求額を支出として適切に処理できます。
請求書を発行する側にとっては「請求の事実」を証明する書類として役立ち、受け取る側にとっては「支払い額が支出であることの証明」となるため、ビジネスでは取引が完了して対価を求める場合には、請求書を発行するのが一般的となっています。
ただし、取引によっては請求書が発行されない場合もあります。このような場合、取引内容を証明する書類として真っ先に挙げられるのが領収書です。加えて、業務完了報告書や、銀行振込で支払ったケースでは、振込の控えと通帳の控えが領収書としてみなされることがあります。
取引内容を証明するには、以下の項目の記載が必要です。
＊取引が行われた日付
＊取引先の社名
＊取引内容
＊取引金額
＊取引をした相手の氏名
2-2. 相手との合意形成を特記事項などに記載することが大切
請求書には、備考や特記事項を記載するケースがあります。
記載する内容は、以下のような内容です。
- 特別価格・値引きなどで商品、サービスを提供したか
- 特急料金などで追加料金を上乗せしたか
- （分割していた場合）何回目の請求か
基本的には、契約書で取り決めていた内容を記載しますが、契約書に記載がなく口頭で合意していたことなどについて、トラブルの原因にならないように書いておくことが重要です。
3請求書を出す前に確認するポイント
記載方法や書式によっては小さな誤解やすれ違いからトラブルになってしまう場合もあるため、誰が見ても内容の分かりやすい請求書作りを心がけましょう。
ここでは、分かりやすい請求書を作成するポイントを2つご紹介します。
3-1. 宛先は略称を使わず「御中」「様」を使用する
請求書の宛名を記載するときは、請求先が「法人」なのか「個人」なのかによって、宛名を使い分けるのが基本です。
請求書の送付先が法人であれば、「株式会社○○ 御中」といった形で略称を使わず法人名を記載し、取引先の担当者に請求書を送る場合は、「個人名+様」で宛先を書きましょう。
ただし、相手側に同姓同名の人がいる場合もあるため、「会社名」「在籍部署」「肩書＋個人名＋様」とできるだけ詳しく記載することをおすすめします。
3-2. 請求書の記載は国税庁のルールを参考にするのがおすすめ
請求書の書式に、法律上のルールはありません。そのため、請求書を発行する側と受け取る側の双方が、取引の内容や請求額を理解できていることが大切です。
しかし、請求書を発行する側の担当者や、受け取る側の担当者が部署異動などで変わる場合があったり、法人であれば請求書を7年間保存しておくことが義務付けられたりしています。
そのため、誰が受け取っても、または後から見返しても、明瞭な内容にすることをおすすめします。
参考として知っておきたい、国税庁が推奨している請求書の記載内容は以下のとおりです。
- 書類作成者の氏名又は名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額(税込み)
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
また、支払いの期限や請求書そのものの発行日等を記載しておくと、書類の管理がしやすくなります。
4まとめ
請求書発行に関するミスを防ぐために、会社ごとに請求書をフォーマット化して運用することが一般的となっています。ただ、取引の数や取引先が多い場合には、請求書の作成に時間がかかり、ミス発生の可能性も高くなります。
ＥＺ販売管理などの販売管理システムを活用すれば、仕入・在庫管理から納品書・請求書作成までの一連の取引を管理できますので、そうした販売管理システムを活用してもいいかもしれません。
