働き方改革関連法施行！まずは、業務の見える化から取り組みましょう

執筆者：株式会社船井総研ITソリューションズ

2019年4月1日より順次施行される「働き方改革関連法」ですが、多くの中小企業が十分な対策も打てないままになっているのでは無いでしょうか。

以下の記事でも取り上げました通り、今回の「働き方改革関連法」では、法令違反した場合の罰則が厳罰化されていることもあり、何も対策しないままでは、会社の存続すら難しくなる恐れがあります。

とはいえ、そもそも、資本や人的リソースの少ない中小企業にとって、安易に有給消化の促進や、残業時間の削減をすると、生産性が下がり、売上・利益の低下に繋がりかねません。

生産性を下げずに労働時間を抑制するには、まず、無駄な業務を削減する事から取り組まれることをオススメします。

具体的には、以下の手順で無駄な業務を把握し、削減します。

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1）社内の業務の流れを見える化する。
　　会社全体の業務の流れを図（業務フロー）で表現します。まずは、部門単位でもOKです。

2）各業務にかかっている時間を見える化する。
　　各業務・作業単位で、それぞれにかかっている時間を明確にします。同じ業務を複数の人が実施している場合は、それぞれの人毎に時間を確認することをオススメします。

3）業務の流れ（業務フロー）から無駄や非効率箇所を探す。
　　1）の手順で作成した現状の業務フローから、無駄や非効率な手順・業務を探します。

4）多くの時間が割かれている業務を探す。
　　2）の手順で明確にした業務・作業時間から、多くの時間が割かれている業務について、何故時間がかかるのかを
調査します。

5）無駄な業務を削減するための対策を検討する。
　　3）、4）の手順で抽出した、無駄な業務や、時間のかかる業務について、改善に繋がる対策を検討します。

6）改善後の業務の流れをシミュレーションしてみる。
　　5）の手順で検討した対策が、問題無く実行出来るかどうか、範囲や期間を決め、シミュレーションしてみます。

7）改善後の業務の流れを実行・定着させる
　　6）の手順のシミュレーションで業務に支障が無いことがわかれば、実際に改善後の業務の流れに移行し、継続することで定着させます。

以上の手順で業務の無駄を削減する事が可能です。

現場担当者レベルでは、任された業務について、どこまでが必要で、どの業務が無駄かを判断する事が難しいケースが多いです。
特に、前任者から引き継いだ業務等は、前任者の判断や、業務のやり方により生み出された作業である事も多く、そういったところに無駄が多く発生しがちです。

まずは、現状の業務について、流れや手順、かかっている時間を見える化し、本当に必要な業務を見極めることで、無駄な業務の無い、効率的な業務の流れを作る事が出来ます。
業務の見える化は、1度やれば終わりでは無く、事業や組織・人員、取り扱う商品・サービス等に変化があった際、随時実施する必要があります。