販売管理システムとは？機能やメリット、選ぶポイントなどを紹介！

販売管理システムの導入を検討しているが、どのような機能が備わっているのか分からずに、ためらっている人もいるのではないでしょうか。

本記事では販売管理システムの基礎的な内容から、導入するメリットや選定する際の2つのポイントを詳しく解説します。「販売管理システムに興味があるけど、実はよく分かっていない」といった悩みを抱えている方は、ぜひご覧ください。

販売管理システムでできることは？‐機能一覧

販売管理システムは、受注から納品までの販売のプロセスを一元管理できるシステムです。販売管理システムを利用することで、お金や商品の流れを視覚化し、販売に関わる業務の効率化を図ることが可能です。
販売管理システムの機能は、主に「販売管理機能」「在庫管理機能」「仕入管理機能」に分けられます。それぞれ紹介します。

• 販売管理機能

見積から請求まで、販売管理における一連のプロセスをサポートする機能です。
具体的には、見積書の作成や検索ができる「見積機能」、受注に関する情報を一括管理できる「受注機能」、売上情報を入力したり売上の集計をしたりする「売上管理機能」、回収・未回収に関する情報を管理できる「請求・入金機能」などがあります。

• 仕入管理機能

主に商品の原材料や部品などの仕入・入荷に関する業務をサポートする機能です。
具体的には、発注情報や仕入情報を入力する機能、発注状況や仕入状況を一覧表示する機能、仕入にかかる債務管理をする機能などがあります。

• 在庫管理機能

商品の在庫管理全般をサポートする機能です。
具体的には、出荷状況や在庫状況を確認できる機能、状況に応じて出荷指示や在庫調整などをする機能といったものがあります。
以上、一般的な販売管理システムの機能を紹介しましたが、製品によって備わっている機能は異なります。複数の製品を比較して、自社の業務に適したものを選ぶことが大切です。

販売管理システムを導入する3つのメリット

販売管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか？　主に次の3つになります。

業務の負担を軽減し効率化できる

販売管理システムを活用することで、商品情報から納期点数、請求額、仕入原材料、その支払額、在庫状況など多くのデータを一元管理でき、業務効率化が図れます。
以上のような情報を紙やエクセルで管理することも可能ではありますが、そのためには大きな手間と膨大な時間を要します。販売管理システムの導入で、そういった手間や時間を削減することができます。
また、収集したデータは視覚的に把握できる状態に瞬時に加工されるため、発注や在庫調整などの判断を迅速に下すことも可能です。
さらに、同一部署内だけでなく部署間におけるデータ共有も効率化できます。例えば、A部署ではエクセルを用いてB部署ではメールを用いて共有するといったように共有手段が統一されていない場合、データをまとめる際の時間・人的コストが必要です。しかし、販売管理システムではプラットフォーム上で一元管理できるため、そういった手間や時間も削減できます。

情報の記録漏れ・記載ミスが減る

販売管理システムを導入すると、入力したデータから多くの情報を引き出せるため、手作業による入力業務が減ります。これにより、手作業での入力の際少なからず発生する、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。エラーが減るため、ミスの確認や修正対応などにかかる時間も削減できます。

データを分析でき販売・経営戦略に生かすことができる

販売に関するデータが蓄積されていくため、そのデータから分析を行い、今後の販売戦略に生かすことができます。また、なかにはBIツールと連携できるシステムもありますので、それにより経営分析を行うことができ、今後の経営戦略に生かすことも可能です。
BIツールについては「BIツールとは？機能やメリット・デメリットから選び方まで徹底解説！」を、経営分析については、「経営分析とは？おさえておくべき指標やポイントを解説」をご覧ください。

販売管理システムを選定する際の2つのポイント

販売管理システムを選定する際には、次の2つのポイントを踏まえるといいでしょう。

自社の事業に最適なものを選ぶ

選定の際に最も重要なのは、自社の事業内容に合った販売管理システムを導入することです。
そのため、まずは自社で必要な機能を明確にする必要があります。例えば、在庫管理機能や仕入管理機能など基本的な機能だけではなく、自社商品に賞味期限がある場合は「賞味期限を管理できる機能」、輸入や輸出を伴う商品であれば「輸出入の管理ができる機能」など、自社の事業に特化した機能が必要な場合もあるはずです。
自社に必要な機能を漏らさず把握し、システムを選定することが重要です。
一方で、備わっている機能が多ければ多いほど良いわけではなく、使わない機能が多いと、かえって使いづらい場合があります。また、機能が充実していれば、それだけ価格は高くなる傾向があります。
自社の販売プロセスのどの範囲で活用するのかを考え、無駄のないシステムを選択することも大切です。

提供形態で選ぶ

販売管理システムの提供形態には、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型とはインターネット上のサーバーでシステムの機能を利用する形態、オンプレミス型とはサーバー用のハードウェアを自社内に設置し、そこでシステムの機能を利用する形態です。2つの形態から自社に適したものを選ぶことが大切です。
クラウド型の場合サーバー用のハードウェアが不要で、導入時のコストを抑えられるため、導入しやすいというメリットがあります。また、メンテナンスは提供事業者が行ってくれるので、専門知識を必要としない点もメリットです。ただし、オンプレミス型に比べて柔軟にカスタマイズできないというデメリットが存在します。
一方オンプレミス型の場合、導入コストは大きいものの、カスタマイズ性に優れているというメリットもあります。ただし、基本的に自社での維持管理が必要なため、知識がある人材を確保する、またはサポートがしっかりしている会社を選ぶ必要があります。
クラウド型、オンプレミス型、それぞれのメリット・デメリットを理解したうえで選定を行うことが重要です。

販売管理システムを導入して業務効率化を図る

販売管理システムを導入すると、正確で効率的な販売管理が可能になります。加えて、経営判断に生かせるデータ分析をリアルタイムで行えるBIツールと連携できるシステムもあります。自社に合ったシステムを導入できれば、業務効率化だけでなく業績アップも期待できるでしょう。
「楽一」は、ハード、ソフト、サポートをトータルで提供する販売管理システムです。販売管理システムの基本的な機能はもちろん、BIツール機能や複数拠点での運用に便利な機能など、生産性向上にもつながる機能があらかじめ搭載されている点も大きな特長です。詳しくは、下記よりご覧ください。