BIツールとは？機能やメリット・デメリット、選び方まで徹底解説！

これまでエクセルを使って手作業でデータ収集・分析していた企業において、それらを自動化できるBIツールを導入するところが増えてきました。そんななか、BIツールという言葉は知っているものの、正確な意味や何に使うものかよく分からないといった人もいるのではないでしょうか。

本記事では、そもそもBIツールとは何なのか、導入することでどのようなメリットとデメリットがあるのか、どのようにBIツールを選べばいいのかなどを解説していきます。

BIツールとは？

BIツールとは、「 Business Intelligence tools：ビジネスインテリジェンスツール」の略称で、ビジネス上の大量のデータを収集・分析する機能を持つソフトウェアのことを指します。さまざまなデータから企業の経営に役立つデータを視覚化でき、経営の意思決定に役立てることが可能です。
社会情勢の変化が激しく、消費者ニーズが多様化する昨今、必要なデータを素早く収集し分析できる環境を整えておくことは、企業の競争力強化に欠かせません。そういった背景から、BIツールの重要性が増しているのです。
BIツールを導入することによる具体的なメリット・デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。順に紹介します。

BIツール導入によるメリット

ここでは、BIツール導入によって得られるメリットを3つ解説します。

• データの収集や分析を迅速に行える

BIツールを活用することで、膨大なデータの収集・分析を迅速に行うことができ、限られた時間の中でデータを素早く把握できるようになります。
また、散在しているデータをオンライン上に保管するため、必要に応じて必要な人がアクセスできる仕組みを作りやすいメリットもあります。
以上のように、膨大なデータの収集・分析や情報の共有をBIツールに任せることで人的負担を低減でき、業務効率化が期待できます。
これまでそこに費やしていた時間を削減できることで、コア業務に集中することも可能となります。

• 複雑な情報を可視化できる

BIツールには分析・集計結果を円グラフや棒グラフなどの視覚情報にまとめる機能があります。そのため、数字や文字などを羅列しただけの情報では把握しづらいデータも、現状把握がしやすくなります。
また、BIツールによって社内に散在していたデータが集約されることも大きなメリットです。
例えば、これまではSFA、CRMなどで別々に管理していたデータを都度エクセルに出力して分析する必要があったケースでも、BIツールを導入すれば、容易にデータを集約・分析できるようになります。そのため、売上目標の選定やコストカットなどの施策を決定しやすくなります。

• 問題の早期発見ができる

BIツールでは、データを収集するだけではなく迅速に分析も行います。散在しているデータを人の目で分析していたのではなかなか検知できないような問題を早期発見できる可能性が高くなり、その結果迅速に問題解決策を講じることができます。

BIツール導入によるデメリット

BIツールを導入する際に把握しておきたいデメリットを2つ紹介します。

• 手間がかかる

BIツールの導入時には、既存のデータをインポートしたり連携作業を行なったりするなどのさまざまな設定が必要です。そういった手間がかかることがデメリットのひとつです。

• コストがかかる

前述のように導入時にはさまざまな設定が必要なため、そこに人的コストがかかります。また、この後紹介するオンプレミス型では自社サーバーの購入費用も発生します。さらに、BIツールを運用する際にはツールの利用料やサーバーのレンタル費用などのランニングコストも必要です。
なかには無料のBIツールもありますが、有料のものよりセキュリティ対策が不十分な場合があるため、極力避けたいところです。
以上のように、ある程度コストがかかってしまうことがデメリットと言えます。

BIツールの機能一覧と形態

続いてBIツールの主な機能を紹介します。

BIツールの機能

• レポーティング

収集したデータやその分析結果を、グラフや報告書などの形に可視化する機能です。社内での情報共有がしやすくなり、分析結果をスムーズに経営判断に生かしやすくなります。

• OLAP分析

収集した膨大なデータの関係性を、多角的に分析する機能です。例えば、期せずして売上が減少した、あるいは急上昇したといったような、さまざまな事象の要因分析に役立ちます。

• データマイニング

大量のデータの中から、未知の法則性を見いだす機能です。多くのデータから、迅速に新たな発見を得ることに役立ちます。

• データプランニング

保存されているデータを用いて数値を予測する機能です。売上予測や需要予測などに役立ちます。
以上のようなさまざまな機能を持つBIツールですが、提供される形態は主に以下の2種類になります。

BIツールの提供形態

• クラウド型

インターネット上で管理されるサーバーを利用する形態です。サーバーを自社で用意する必要も管理する必要もありません。そのため簡単に導入できてコストも抑えられますが、ベンダーやプランによってカスタマイズに制限があるのがデメリットです。

• オンプレミス（ソフトウェア）型

自社内のサーバーにインストールして利用する形態です。自社に合わせてカスタマイズしやすいメリットがありますが、管理やコストの負担が大きいというデメリットがあります。

BIツールが活用される場面

BIツールは、例えば次のような部署でさまざまに活用することができます。

• 営業部門：各営業担当者の営業活動に関するデータをBIツールにより分析し、営業部門全体で共有します。それにより、目標までの進捗状況や目標達成への課題などを可視化できます。
• 人事部門：給与やスキル・資格、勤怠、評価などの人事データをBIツールにより分析することで、適材適所な人材配置や今後の採用などに生かすことができます。
• 経理部門：BIツールにより収集したデータをもとに、決算処理を迅速に行うことができます。
• 経営企画部門：BIツールにより迅速に予実分析ができ、今後の経営企画に生かすことができます。
• マーケティング部門：BIツールとCRMやMAなど、ほかのツールを連携することで、より高度なマーケティング分析を行うことができます。

BIツールを選定する際のポイント

BIツールを選ぶ際は、次のような視点で選ぶとよいでしょう。

機能で選ぶ

BIツールには基本的には、前述の「レポーティング」「OLAP分析」「データマイニング」「データプランニング」の4つの機能が搭載されていますが、特に「レポーティング」を得意としている、「OLAP分析」が優れているなど、ツールによって得意分野があります。
まずは、BIツールをどのように活用するのか、そのために特に必要な機能は何なのかなどを明確にし、その機能を満たしているツールを選ぶことが重要です。

形態で選ぶ

前述のとおり、BIツールは主にクラウドかオンプレミスで提供されます。オンラインサービスと連携したい場合はクラウド型がいいでしょう。また、自社独自の設定をしたい場合は、オンプレミス型が向いています。
クラウド型、オンプレミス型の特徴を知り、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

操作性と分析レベルのバランスで選ぶ

最近では誰でも利用できるよう操作の容易なBIツールが増えていますが、求める分析のレベルが高ければ、誰でも簡単に扱えるツールでは機能が不十分な場合があります。必要な分析ができるもので、使う人が難なく操作できるものを選ぶことも大切です。

価格で選ぶ

自社に必要な機能を備えたものを選ぶことが大前提ですが、予算をオーバーしてしまうと、購入自体はもちろんですが、継続的に運用することも厳しくなってしまいます。機能が多ければ多いほど料金が高くなりますので、ツールを選ぶ際には必要な機能を備えていて予算内で購入できるものを選ぶ必要があります。

サポート体制で選ぶ

BIツールを導入する際の各種設定だけでなく、運用中のトラブル発生時にも丁寧に対応してくれるベンダーかどうかも重要です。どのようなサポート体制か必ず比較して選定しましょう。

BIツール導入で業務を効率化

紹介してきたように、BIツールを導入することで多くのデータを効率的に収集・分析・可視化することが可能です。そのため、近年BIツールを導入している企業は増加傾向にあります。激化する市場競争に打ち勝つためにも、ぜひBIツールの導入を検討されてはいかがでしょうか。
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