在庫管理をエクセルで行うメリットと効率的に行うポイントを解説

企業で在庫管理をする方法はいくつかありますが、多くの企業が実践しているのがエクセルを活用した在庫管理です。その理由として、エクセルがさまざまな業務で活用されていることや、比較的簡単に操作できることなどが挙げられますが、課題がないわけではありません。そこで今回はエクセルを使って在庫管理を行うメリットと方法を見たうえで、課題とその解決方法についてお伝えします。

エクセルで在庫管理を実施することのメリット

エクセルで在庫管理を実施することで次のようなメリットが得られます。

• システム導入コストを抑えられる

今やエクセルは多くの企業でさまざまな業務に使われています。そのため、新たに在庫管理を行うシステムを導入するコストがかかりません。また、エクセルには在庫管理を行う際に活用できるテンプレートも多く、汎用（はんよう）性があるのもメリットのひとつです。

• 教育コストを抑えられる

エクセルのテンプレートを使用すれば、マクロを使う必要もなく、関数もそれほど難しいものではありません。そのため、新たに使い方を覚えなくてもよいので、教育コストがかからないのもエクセルを使うメリットです。

• ヒューマンエラーを軽減できる

エクセルに在庫数だけを入力すれば、あとは自動計算により在庫の集計が行われます。その結果、手作業での在庫管理に比べ計算ミスが減り、誤発注や未在庫にもかかわらず販売してしまうといったリスクが軽減されるでしょう。

• スマートフォンでも管理できる

スマートフォン版のエクセルアプリを使えば倉庫で直接、入出庫の管理が行えます。これにより、業務効率の向上が実現します。

エクセルによる在庫管理方法

在庫管理とは、日々発生する商品・食品などの入出庫を明確にするために行うもので、生産や販売計画を立てる際に必要なものです。
在庫管理についての詳細は、「在庫管理の重要性と手間を軽減するためのポイントを解説」をご覧ください。
在庫管理を行う方法としては、倉庫内の在庫を数え、それを手書きの表にまとめる形式が一般的でした。しかし、この方法では手間がかかるうえ、集計の際に計算ミスが起きるリスクも高まります。そこで、現在ではエクセルを使って在庫管理を行う企業が多くなっています。
エクセルで在庫管理を行う方法は、「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の2つに大きく分けられますが、それぞれの管理の方法は次のとおりです。

単票タイプ

単票タイプとは、倉庫内で商品別の棚につり下げられた入出庫管理表をエクセルでまとめたものです。記載するものとしては、「商品名」「入出庫日」「入庫数」「出庫数」「在庫数」「入出庫担当者名」などで、週もしくは月別にまとめます。日々の入出庫状況を把握するために便利なタイプと言えるでしょう。
単票タイプで作成するメリットは、それぞれの商品の入出庫の流れがひと目で分かる点です。デメリットは、入出庫のたびに記載する必要があるため書き漏れが起こりやすい点と、1つの表で1つの商品在庫しか管理できない点です。

在庫移動表タイプ

1つの表に1つの商品だけの在庫管理を行う単票タイプに対し、在庫移動表タイプは複数商品を1つの表で管理できる在庫管理表です。単票タイプとは異なり、一日の終わりもしくは週の終わりにそれぞれの商品の入出庫数を記載します。週単位や月単位での商品の動きを見るのに適したタイプと言えるでしょう。
複数商品を一覧で確認できる点が最大のメリットですが、デメリットとしては、一日もしくは週単位で入出庫を記載していくため、リアルタイムでの在庫数の把握が難しい点です。

エクセルで在庫管理表を作成する方法

エクセルで在庫管理表を作成する際、まずは単票タイプにするか在庫移動表タイプにするかを決めます。ただし、どちらにもメリットとデメリットがあるため、2つを同時に管理する方法をおすすめします。エクセルは複数のファイルデータの集計も可能なため、フォーマットさえ作成すれば、2つのタイプを同時に管理することも可能です。ただし、ファイルが重くなる、破損するなどのリスクも高まるので、できれば別々のファイルで管理した方がよいでしょう。
具体的な作成方法としては次のとおりです。

ステップ1

まずは商品別や商品のカテゴリ別などで単票タイプの在庫管理表を作成します。単票タイプのフォーマットは基本的に倉庫の商品別の棚に貼る紙の在庫管理表（吊り下げタイプ）と同じで問題ありません。「型番」「商品名」を記載し、縦軸には、「日付」。横軸には、「入出庫数」「在庫数」「担当者」を記載します。
エクセルの関数を使い、入庫数、出庫数を入力すれば自動的に在庫数の欄に在庫数が入力されるようにすると、計算ミスを防げます。

ステップ2

次に、在庫移動表タイプを作成します。フォーマットは縦軸に「型番」「商品名」を記載。横軸には、「日付」を記載し、日々の入出庫を入力していきます。エクセルのシートは、あまり多くしすぎると管理が煩雑になるため、一ヵ月単位でわけるとよいでしょう。
在庫移動表タイプは、日々の入出庫数をそれぞれ合計し、先月在庫から引いたものを現在個数として算出、入力できるよう関数を設定します。

エクセルでの在庫管理をスムーズに行うためのポイント

エクセルでの在庫管理のメリットは上述の通りですが、デメリットも少なくありません。具体的には、「リアルタイムでの更新が難しい」「複数人での同時編集はできない」「データが増えると起動や処理速度が遅くなる」「権限設定ができない」などが挙げられます。そのため、これらのデメリットを解消しつつ、効率的な運用が求められます。そのポイントをお伝えします。

• 在庫管理のためのルール策定

在庫管理表を扱う際のルールを策定します。具体的には、「担当者を決める」「担当者のみが編集できるようにファイルの保管場所に制限をかける」「編集できる時間を制限する」「ファイルの保管場所、編集方法を共有する」など、責任の所在を明確にするためのルールをしっかりと決めておきましょう。
また、ルールの策定はトラブルを防げるだけではなく、誰もが管理方法を把握できるようになり、管理業務の属人化を防ぐ効果もあります。

• 定期的に履歴を残す

エクセルは基本的に履歴管理ができません。更新して保存してしまえば、あとから振り返っての確認ができないため、定期的にファイルを別名保存し、履歴を残しておくようにします。

• エクセルでの管理が難しくなったらほかの方法も検討する

管理する商品数が多かったり商品の種類ごとに管理が必要になったりすると、複数倉庫で商品を管理する場合も出てきます。このような場合、複数倉庫の管理をエクセルだけで行うのは難しいため、エクセルでの管理に限界を感じたら、システム導入も検討しましょう。

まとめ：メリット、ポイントを押さえてエクセルによる効率的な在庫管理を実現

在庫を持って販売を行う企業にとって欠かすことのできない在庫管理。エクセルの活用で効率化が進めばさらなる利益向上も見込めますが、注意すべき点もあります。それは、エクセルは表計算ソフトであり、在庫管理のためのソフトではない点です。
複数倉庫や膨大な数の商品の在庫管理をエクセルで行うのは、かえって非効率になってしまう場合もあります。倉庫がひとつだけ、もしくは商品数が少ない場合はエクセルの活用をおすすめできますが、それ以外の場合はほかの方法も検討しましょう。
そのひとつが、在庫管理システムの活用です。特に販売から請求管理まで一括でできるシステムを導入すれば、業務の効率化が進むことに加え、ヒューマンエラーの軽減、手作業で行う場合の時間やコストの削減による利益向上の可能性も高まります。