エクセルを利用して帳簿をつけるメリットと注意点を解説
日々の取引内容やお金の動きについての記録を残すことは、事業を運営していくに当たって欠かせない作業です。そのような場面で活用される帳簿は、手書きで記入していく場合もありますが、汎用（はんよう）性が高く多くの人が利用しているエクセルで作成する場合も少なくありません。今回は、日ごろからなじみの深いエクセルを用いた帳簿作成に関心がある方に向けて、エクセルを利用するメリットや注意点をご紹介します。
帳簿とは？
事業の取引内容、お金の動きなどを記録するものを会計帳簿と言います。会計帳簿からは、取引の日付、取引相手、取引の目的と内容、金額など取引に関わる情報だけではなく、資産や負債の状況も把握することができます。したがって、帳簿作成は法的に義務付けられているからというだけではなく、適切な経営判断を下していくためにも重要な業務であると言えるでしょう。
帳簿についての詳細は「帳簿とは？その必要性や種類、作成方法を解説」をご覧ください。
帳簿作成の方法
帳簿作成の方法としては以下の3つが代表的なものとして挙げられます。
- 手書き
- エクセル
- 会計ソフト、会計システム
今回は、エクセルによる帳簿作成に焦点を合わせてご紹介します。
手書きによる帳簿のつけ方についての詳細は「手書きによる帳簿作成のメリット・デメリット、注意点を解説」をご覧ください。
エクセルによる帳簿作成のメリット
まずは、エクセルを利用した帳簿作成にはどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
コストを抑えることができる
一般法人向けマイクロソフト365には、エクセルが含まれています。会計ソフトや会計システムを導入する場合と比較すると、初期費用・維持費を大幅に低コストですませることができます。
操作に慣れている人が多い
エクセルは帳簿作成以外にも使われることが多い表計算ソフトであるため、担当者がすでに操作に慣れている場合が多いと考えられます。操作の習得というステップを簡略化できることも、エクセルを利用するメリットでしょう。
カスタマイズできる
自社の帳簿作成に必要な機能を用意するにも、担当者が作業しやすいように関数や計算式などでフォーマットの仕様を変えるにも、エクセルならば容易でしょう。
オフラインで使用できる
クラウド型の会計ソフトは使用する際にインターネットの接続が必要ですが、エクセルの場合にはオフラインで使用することが可能です。
データの互換性が高い
エクセルはパソコンの環境によって仕様が異なることが少なく、これもメリットのひとつに数えられます。データの互換性が高いので、部署内外におけるデータ共有が容易です。また、統一したひな形で業務を標準化することも可能です。さらには、パソコンの買い替えや人員の入れ替えなどでデータの移行が必要な際にも、円滑にデータを移行させることができます。
計算ミスを低減できる
関数や数式で自動計算できるため、集計における計算ミスのような、人的ミスの発生を抑えることができます。
帳簿作成で使える便利な機能
エクセルに備わっている機能は数多くありますが、ここでは使われることが多い便利な機能をいくつかご紹介します。
フィルタ
ワークシートに作成されたリストから、指定した条件に合うデータのみを抽出することができる機能です。指定範囲のデータ抽出だけではなく、データの並び替えもできます。条件設定は単独でも複数でも行うことができ、さまざまな角度からのデータ取りまとめが可能です。
ピボットテーブル
ピボットテーブルは、データの統合や集計、分析を行うための機能です。元のデータから集計したい項目を選んで、ピボットテーブルのフィールドの該当欄へドラッグするだけで、項目別の集計、項目の入れ替えなどが容易にできます。また、数式や関数を使わずにデータ分析することも可能です。例えば、2～3つの項目に着目してデータを見たい場合に用いられるクロス集計表も、ピボットテーブルを用いると簡単に作成できます。
マクロ
エクセルで実行した複数の操作を記録しておき、必要に応じて呼び出せる機能です。複雑なものであっても、マクロを用いることで定型的な操作を自動的に実行することが可能となります。プログラミングのスキルがなくても操作の自動化ができるため、便利な機能としてよく利用されています。
エクセルによる帳簿作成の注意点
エクセルの利用は手軽ですが、帳簿作成の際に気を付けておくべき点もあります。以下に挙げる注意点を確認しておきましょう。
入力ミス
エクセルは、基本設定のままではデータ入力のミスを防ぐことはできません。入力できる日付を制限したり入力時に確認メッセージが表示されるようにしたりできる「入力規則の設定」といった方策を取ることを検討しましょう。また、データが誤って削除されないように保護する設定もありますので、必要に応じて活用するのもよいでしょう。
計算ミス
表計算ソフトであるからには、集計値のような計算値は絶対に正しいと思われがちですが、エクセルの計算結果が誤っていることはあり得ます。その原因のひとつとしては、フォーマット改変時のミスが挙げられます。つまり、改変の過程で式が削除されたり、リンクが切れたりすることによって、前のバージョンでは正しく計算されていたものが、いつの間にか誤った値が出るようになってしまうことがあるのです。
エクセルを用いても計算ミスが生じる場合があることを認識し、計算結果の正しさが確認された正式バージョンのみを利用するといったように、社内ルールを設定するとよいでしょう。
制度の改正や会計ルールの変更
制度の改正や会計ルールの変更があっても、エクセルで作成した帳簿には自動的には反映されないため、担当者が設定の変更を行うことで対応しなければなりません。改正やルール変更についての情報収集も怠りないようにする必要があります。
ファイル共有
「ファイル共有」という機能を用いると、複数の担当者が同じファイルを開いて作業することが可能ですが、同じ箇所を複数の人が変更した場合には、「競合の解決（※）」と呼ばれる対処が必要となります。
また、共有によってエクセルの機能が制限される場合があり、ファイルを共有して作業をする場合には問題が生じる可能性があることを認識しておく必要があります。
（※）どのユーザーの変更を優先させるか選択する操作が求められる。画面上には、その選択のウィンドウが表示される。
バックアップ
クラウド型の会計ソフトやシステムはデータがクラウド上に保存されているため、パソコンが壊れるといった不測の事態が生じても、問題なく業務を続けることができます。しかし、エクセルを利用している場合にデータの保存場所がクラウド上ではない場合には、定期的にバックアップを取っておく必要があります。
会計システムの導入でエクセルによる帳簿作成の課題を解決
エクセルで帳簿をつけるメリットはいくつもありますが、その一方で、最初にフォーマットを作成しなければならない、法改正時に手作業で設定を変更しなければならないなどのデメリットもあります。また、担当者にはエクセルや簿記に関する最低限の知識が必要です。業務量が膨大であったり、人材が不足していたりする場合には、会計ソフトやシステムを導入した方が、より業務の自動化を進めることができ、業務効率を向上させることができるでしょう。
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