販売管理とは？目的や管理プロセス・課題と解決策について解説
販売管理とは、商品・サービスの販売に関するさまざまな情報・業務を管理することです。受注から代金の回収に至るまでの一連のプロセスを適切に管理することで業務効率化やミス防止につながり、顧客の満足度にも良い影響を及ぼします。
本記事では販売管理について、販売管理の目的やメリット、管理プロセス、課題や解決策などについて、分かりやすく解説します。
目次
販売管理とは？
販売管理とは、商品・サービスを販売する際に必要な業務や業務遂行に必要な情報を管理することです。
業種や企業などにより細かな業務内容は異なりますが、大まかには仕入、受注、出荷、納品、請求、代金回収、在庫管理など、販売の一連のプロセスにおいて発生する業務です。
このあと紹介するように、適切な販売管理は業務効率化やミスの削減などにつながります。
販売管理の目的
販売管理はなぜ必要なのでしょうか？ 販売管理を行う目的を3つ解説します。
収支状況を可視化する
販売管理の最も大きな目的は、「いつ」「何が」「いくら」で「売れた」のか、そのために「いつ」「何を」「いくつ」「仕入れた」かなど、収支状況を可視化することです。
収支状況の可視化ができると、その時点での利益や損失の把握がしやすくなります。そこから改善すべき点が見えてくるため、戦略を練ることで利益向上へとつなげることも可能です。
業務効率化を図る
「販売」における業務は多岐にわたります。また、規模にもよりますが、販売業務に関連する部署が多数ある企業も少なくありません。
受注、出荷、納品など販売における各工程の管理を適切に行うことで、関連する部署間の連携をスムーズにすることが可能です。
そのような業務効率化につなげることも、販売管理の目的のひとつです。
ミスを防ぐ
販売管理によりお金や商品・サービス、仕入品などの流れを正しく把握できるようにすることで、ミスを防ぐ目的もあります。
正しい販売管理ができれば、納品の遅延や重複請求、在庫切れなどのミスを減らすことができます。
このように、業務効率化により顧客への対応が迅速になることやミスが減少することは、顧客の信頼獲得や顧客満足度向上などにもつながります。
販売管理のプロセス
販売管理には、一般的に次の5つのプロセスがあります。
受注管理
顧客から商品・サービスを受注するまでのプロセスのことです。受注管理における具体的な業務内容は大きく次の3つに分けられます。
- 見積：取引先や見込み顧客に提案するため、価格や納期など商品の詳細について見積書を作成し、提示します。
- 契約締結：合意した見積書の内容をもとに、より詳細まで記載した契約書を作成し、契約を締結します。
- 受注業務：契約書や発注先が作成した注文書の内容をもとに、受注伝票や注文請書の作成・発行など受注に関連する必要な業務を行います。
出荷管理
受注の情報に基づいて商品を出荷・納品するまでのプロセスのことです。具体的な業務内容は大きく次の2つに分けられます。
- 出荷業務：商品の種類や数量、納期など必要な情報を記載した出荷指示書を作成します。並行して梱包や、納品書・受領書の作成なども進めます。
- 納品業務：一般的には配送業者に依頼して商品を引き渡します。配送業者を通じて納品書を確認してもらい、受領証にサインをもらいます。
請求管理
代金を請求し回収するまでのプロセスです。業務内容は主に以下2つに分けられます。
- 請求業務：取引条件に即して請求書を作成・発行し、顧客に送付する業務です。
- 回収業務：期日までに入金があったか、請求金額と入金金額が合っているかなどを確認し、必要に応じて納品先に連絡します。正しい入金が確認できれば入金伝票を作成して仕訳をします。
仕入管理
販売する商品を取り寄せたり、商品を作るための材料を仕入れたりするプロセスです。主に次の5つの業務があります。
- 見積依頼：複数の業者や決まった仕入先などに見積書の作成を依頼します。
- 契約締結・発注：取引の内容にお互い合意したら契約を締結します。契約内容をもとに注文書を作成し、発注します。
- 入庫・検収：商品が納品されたら、納品書に記載された内容と相違ないか確認します。問題なければ受領書に印鑑を押して仕入先に渡し、あわせて仕入伝票や検収報告書の作成・発行など必要な処理を行います。
- 支払い：仕入先が発行した請求書の内容に基づき、期日までに支払います。支払いが済んだら出金伝票を作成・発行して仕訳を行います。
在庫管理
在庫切れや過剰在庫などを防ぎ、適切な在庫を維持するためのプロセスです。主に以下3つの業務があります。
- 受払業務：出荷や入庫に伴い変動する物品の数量や金額などを管理します。
- 棚卸業務：受払業務によって把握している数量と実際の数量に差がないかを確認する業務です。差がある場合はデータの修正や原因の調査などを行います。
- 購買依頼：在庫状況に応じて必要な物品を、適切なタイミングや方法で仕入れます。
以上、一般的な業務内容を紹介しましたが、実際に行う業務の詳細は企業によって異なります。
販売管理の従来の方法とその課題
紹介してきたように、販売管理における業務は複雑で多岐にわたり、担当者の負担は小さくありません。また、複数の担当者や部署が関わることも多く、うまく連携できていなければミスが生じやすいという特徴もあります。
そのように複雑な販売管理を、手作業で行ったりエクセルを利用したりしている企業も多く存在します。そうした方法ではデータをバラバラに管理することになり、必要な情報を見つけるのに時間と手間を要するため、非常に非効率になります。
また、販売管理の工程で必要になる見積書や請求書などについて、取引先で決められたフォーマットで作成しなければならない場合には、フォーマットに合わせて情報を入力し直さなければならないといったケースもあります。
以上のような課題を解決するのが、販売管理システムの活用です。
有効な課題解決策となる販売管理システムの活用
販売管理システムとは、受注、出荷、請求、仕入、在庫といった業務に必要なデータを一元管理できるシステムのことです。
データが一元管理されているため、販売管理のどのプロセスであっても、必要なデータをリアルタイムに引き出すことができます。
データに基づいて契約書の作成や出荷準備、請求書の作成や回収作業、仕入、発注、入庫、検収など、販売管理におけるさまざまな業務を効率的に行うことが可能となります。
販売管理システムについての詳細は「販売管理システムとは？機能やメリット・選ぶポイントなどを紹介！」をご覧ください。
販売管理はシステムを導入することで大幅な効率化が可能
適切な販売管理は、業務効率化につながるだけでなく、顧客満足度にも影響し、最終的には企業全体の収益向上へとつながることが期待できます。一方で、販売管理に必要な情報や業務は多く、アナログなやり方では、担当者に大きな負担がかかり、連携ミスのようなことも発生しがちです。
そこでおすすめなのが、販売管理システムの活用です。システム導入にはコストが発生するものの、自社の業務内容に合ったものを導入すれば大幅な業務効率化が実現し、結果的にコスト削減につながることが期待できます。
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