受注管理業務とは？業務内容や注意点、方法を解説
商品を提供する企業においては、注文を受けた商品を顧客の手元へ速やかに届けることができて、初めてビジネスが成り立ちます。そのため、それを担う業務である受注管理業務は、自社ビジネスを支える極めて重要なものです。本記事では、受注に伴う業務内容や受注管理における注意点、ポイントなどをまとめました。この記事をきっかけに、自社の受注管理業務をいかに改善するべきかを検討してみてはいかがでしょうか。
受注管理とは？
「受注」とは、注文を受けることです。
受注を「注文を受けること」とひと言で言い表すのは簡単ですが、実際に顧客から注文を受ければ、注文内容の確認から始まって、さまざまな作業が必要となります。それら一連の作業を「受注管理」と呼びます。
なお現在では、単に注文を受けるだけではなく、出荷指示までを「受注管理」とする場合が少なくありません。また、見積書の作成や注文確定後の契約書の締結も、「受注管理」の業務に含める場合もあります。
ビジネスの成長とともに受注量が増加してきた場合や、Eコマース市場へ参入するといった形で販路を拡大した場合には、受注における業務量が多くなりますが、そうした状況下でも正確な「受注管理」が求められます。
受注管理の重要性
受注管理の重要性について、ここでは「受注残」に焦点を合わせて解説しましょう。
日々の取引のなかには、受注してもすぐには商品やサービスの引き渡しができないケースが生じます。そのような、注文は受けているものの未納入である状態のものを「受注残」といいます。
受注残の件数を数値でしっかり把握しておくことも「受注管理」の業務です。
受注残の管理を行っていると、予定していた納期に引き渡しができなくなるといったトラブルの有無を見出すことができます。問題点があれば、その改善により、全体のリードタイムの短縮につなげることも可能でしょう。
また、受注残は、確実性の高い将来の売上と言えます。推移を把握することで、経営の現況を知り、将来的な経営判断の材料にすることが可能です。実際に、投資家には業績予測の指標として用いられることもあります。
受注管理の業務内容
それでは、一般的な受注管理の業務内容を見ていきましょう。
1. 顧客からの注文内容の確認と登録
業種や販路により、受注手段はさまざまです。受注内容を対面で確かめられない場合には、特に内容の確認が重要です。FAXで受注した場合には数値の読み間違いに特に注意をし、電話で受注した場合にはしっかりと記録を残すことが欠かせません。いずれも受注情報を記帳、あるいはシステムへ入力することで登録します。
2. 在庫の確認と引き当て
在庫がある場合には、引き当てという作業を行います。引き当てとは、受注段階で該当する商品を先に取り置きしておくことを指します。実際に存在する在庫数から引き当て在庫数を除いたものは有効在庫数と呼ばれており、在庫発注の際の情報として重要です。
3. 顧客への納期の連絡
納入予定日の連絡も、顧客満足度を高めるための重要な作業です。特に、在庫がないために納期が遅れる場合には、顧客との間で納期のすり合わせが必要となります。
4. 注文の確定
注文内容、支払や納期について顧客との合意が得られたら、注文を確定させます。
5. 受注伝票と注文請書の作成
受注伝票は、確かに受注したという自社の記録のために、注文請書は、顧客と自社の間で認識のズレがないように確認するために有効です。なお、物品の売買の際には、「注文請書」ではなく、「受注書」という名称の文書を発行することが多いようです。
6. 商品発送の手配
出荷管理システムを使用している場合には、システムを通して発送担当者に出荷指示を出します。
受注管理の業務には、上記のほか、請求書の発行、入金の確認、未入金分のキャンセル処理、顧客からの注文の変更やキャンセル対応などがあります。
また、以下のような業務が含まれることもあります。
- 見積書の作成
特にBtoBビジネスでは、さまざまな条件により販売価格が異なることがあるため、注文を受けてからその内容を確認し、見積書を作成する場合が少なくありません。また、注文が確定した際に契約の締結を行うことも多いでしょう。
- 在庫調整
品薄になってきた場合、あるいは過剰在庫の傾向がある場合に、商品の発注あるいは生産を調整し、在庫量を適切に保ちます。発注管理システムがある場合には、そのシステムと連携を取ります。
- 顧客への各種確認メール送信
注文確認メール、支払や納期に関するメール、発送完了のメールなど、トラブルを未然に防ぎ、顧客への信頼性を高めるために顧客に対し種々のメールの送信が必要な場合があります。
受注管理における注意点とポイント
受注管理業務の注意点とポイントを押さえておきましょう。
帳簿書類の取り扱い
受注管理業務では、さまざまな書類を作成したり、受領したりします。帳簿書類は法律によって保存期間が決められているものもありますので、日々作成する帳簿書類は常に整理しながら保管しておく必要があります。
人的ミスの低減
商品番号、注文数、納品の期日、金額など、読み間違いや入力ミスが許されない数値を数多く扱いますので、確認の工程を組み込んでミスの低減に努めることも重要です。
業務フローの見直しと可視化
受注管理業務は細かな作業が多く煩雑になりがちです。販路を拡大したときやシステム導入時などに業務フローを見直し、業務の効率化を進めることをおすすめします。業務フローは可視化すると課題が浮かびやすく、改善効果が得られやすいでしょう。
受注管理の方法
工程の多い受注管理業務の方法をいくつかご紹介します。
エクセルで受注管理表を作成
最も手軽に取り組むことができるのは、エクセルで自社に適した受注管理表を作成し、それを用いて一元的に管理する方法です。
顧客名や送付先、連絡先などの顧客管理に必要な情報、商品番号や単価、数量、代金などの販売管理に必要な情報、受注日、入金日、出荷日に加えて、確認メール送信日といった業務フローに沿った情報を一覧できるように作成すると活用しやすいでしょう。インターネット上には受注管理表のひな形もありますので、それを利用するのもよいでしょう。
データベースソフトで管理
データを整理、保存、管理するためのソフトウェアであるデータベースソフトを導入している場合には、受注管理に活用することができます。
受注管理システムの導入
受注量が多い、取引先が多いなどの理由で業務量が膨大な場合には、受注管理システムを導入することで多くの工程が自動化され業務効率化が実現できるうえ、ミスも低減するため、得られるメリットが大きいでしょう。
受注管理システムについての詳細は「受注管理システムとは？メリットや選定のポイントを解説」をご覧ください。
受注管理業務は正確さと円滑な進行が重要
いくつもの細かい作業からなる受注管理業務は、煩雑ではありますが売上や経営判断などビジネスに影響を及ぼす業務でもあるため、正確にこなすことが必要です。また、業務の進行のスピードが顧客の手元に商品を届けるまでのリードタイムにも影響を及ぼすことから、円滑に進めることも求められています。受注管理業務の担当部門は業務フローを見直して最適化を図るとともに、業務効率化を目指してデジタル化や自社に適したシステムの導入を検討するとよいでしょう。
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