工事管理システムとは？9つの基本機能と導入するメリット・選び方を紹介
工事管理システムとは、工事の受注から売上金を回収するまでの一連のプロセスを一括管理できるシステムのことです。導入することで情報の一元管理ができたりミスの削減ができたりといった多くのメリットがあります。
本記事では、工事管理システムの基本機能から導入するメリット、選び方までを分かりやすく解説します。
目次
工事管理システムとは
工事管理システムとは、工事に関するあらゆるデータの管理をサポートしてくれるシステムのことです。
工事の受注から実行予算の作成、資材の発注、進捗管理、請求、代金の回収などまで、工事のプロセスで発生する、さまざまな業務の効率化が期待できます。
早速工事システムの基本的な機能を見ていきましょう。
工事管理システムの基本機能
工事管理システムの基本的な機能は、主に次の9つになります。
受注工事管理
受注した工事の物件名や場所、契約日、受注金額、予定入金日、工期など、工事案件ごとの詳細な情報を登録・管理ができる機能です。
この登録情報をもとに、契約書を作成したり他部門へ引継ぎしたりといった作業がスムーズに行えます。
実行予算管理
実行予算の作成・管理ができる機能です。この機能により実績との比較がリアルタイムにでき、迅速で的確なコスト管理につなげることが可能となります。
なお、ここでいう実行予算とは各工事の原価を想定して編成する予算のことです。工事の目的物が完成するまでに実際にかかる費用のことで、これと契約の際に発注先と合意のあった見積金額との差が利益となります。
発注管理
発注先についての情報や発注金額などを登録・管理できる機能です。実行予算のデータに基づき適切な発注金額を決定したり、発注書を作成したりすることが可能となります。
入金管理
発注元からの入金情報の登録・管理ができる機能です。工事費用は金額が大きいことが多いため、分割払いになることも少なくありません。そのような場合に、各支払日時点での入金額や残金などを確認することも可能です。
支払管理
工事のために仕入れた材料に関わる支払の管理ができる機能のことです。仕入先ごとに支払日や支払金額などの必要な情報を登録できたり、登録した情報に基づいた支払依頼書の作成や、支払仕訳の自動作成などができたりします。
請求管理
各工事に関する請求情報を登録・管理できる機能のことです。請負先ごと、工種ごとなど、異なるカテゴリーのフィルターでの管理が可能です。また、登録した情報をもとに請求書の作成や発行などがスムーズにできます。
工事原価管理
材料費や人件費、外注費、その他各種経費の工事原価を管理できる機能です。変動が多く難しくなりがちな工事原価の計上や原価率の把握などがスムーズにできるため、それらの情報をもとに適切なコスト管理を行うことも可能です。
工程管理
工事の進捗状況の入力、関係者での情報共有など工事全体の工程の管理ができる機能です。進捗状況を可視化できるため、遅れがある場合は人員を増やしたり作業の進め方を改善したりするなどの調整を、迅速に行うことができます。
作業日報管理
工事現場での作業日報の作成やその管理ができる機能です。作業日報から得られる情報が、工事原価管理や工程管理など、ほかの管理機能に必要なデータにもなります。
以上9つが一般的な基本機能ですが、システムによって機能の詳細は異なります。
工事管理システム導入のメリット
工事管理システムには以上に紹介したような機能がありますが、それらを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットは次の3つになります。
工事に関するあらゆる情報を一元管理できる
これまで工事ごと、工種ごと、業務ごとなどバラバラで管理していた工事に関するさまざまな情報を、一元管理できます。
また、最新の情報をリアルタイムで確認したり関係者で共有したり、業務遂行上の判断や経営分析に生かしたりといったことを、正確かつ迅速に行えます。
なおデータをもとにした経営分析の詳細については、「経営分析とは？押さえておくべき指標やポイントを解説」をご覧ください。
ミスの削減ができる
工事管理システムの機能により、一度入力した情報を複数の管理工程で活用できたり、関係者間での情報共有が容易にできたりします。
そのため、何度も入力するうちに打ち間違えてしまった、最新の情報を共有していなかったため重複発注してしまったといったような、アナログ管理で起こりがちなミスを削減できます。
ペーパーレス化を進められる
例えば工程表や作業日報、支払依頼書など、従来は紙で用意していた書類のペーパーレス化が実現できます。
また、発注元や発注先、仕入先などの同意があり、かつ電子帳簿保存法やその他関連のルールを順守するという前提で、契約書や請求書、発注書といったさらに多くの書類のペーパーレス化が可能です。
なお、ペーパーレス化は国際社会全体の課題であるSDGsへの取り組みになり、自社のコスト削減にもつながります。
工事管理システムを選ぶ際のポイント
工事管理システムを選ぶ際は、次の2つのポイントに留意するといいでしょう。
自社の課題を明確にする
まずは自社の工事管理における課題を明確にする必要があります。
工事を進める一連のプロセスに無駄なところはないか、時間がかかりすぎているところはないか、ミスが多発しているところはないかなど、実際の業務の流れの中で課題を洗い出していきます。
課題が明確になれば、その課題解決につながる機能を整理し、それらを備えたシステムを選定していきます。
なお、機能が多いほどいいかというと、そういうわけではありません。機能が多くなれば当然コストが高くなりますし、不要な機能があると使いづらく、かえって作業が非効率になる場合もあります。
提供形態の違いを知る
システムの提供形態には主にクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は初期費用が安く、セキュリティ対策やメンテナンスなどはベンダーが行ってくれます。その一方で、カスタマイズ性はオンプレミス型には劣ります。
オンプレミス型はカスタマイズ性には優れていますが、初期費用がかかり、セキュリティ対策やメンテナンスなどを自社で行わなければなりません。サポート体制の整ったベンダーを選ぶことで、そのデメリットを緩和することは可能です。
以上のような提供形態の違いを知り、自社にマッチするシステムを導入することも選定のポイントになります。
自社に合ったシステム選びで工事管理の作業効率化を進めよう
自社に合った工事管理システムを導入することで、煩雑な工事管理を効率化することが可能です。システム導入により余ったリソースを活用し、より質の高い建築物のスピーディーな提供につなげることで、顧客満足度も高まり、継続的な業績向上につながることも期待できます。
工事管理に少しでも課題を感じているなら、ぜひシステム導入を検討されてはいかがでしょうか？
「楽一」は、30年の歴史を持つ中小企業様向けの販売管理システム。工事業種専用ソフトウェアも用意され、工事管理システムとしても利用いただけます。操作性、機能性とも優れ、サポート体制も万全ですので、システムについて専門的な知識のない方にも安心してお使いいただけます。詳しくは、下記よりご覧ください。
