棚卸表の作成は在庫把握だけではない？迅速な経営判断に欠かせないポイントを解説
製造業や販売業を行う企業にとって、棚卸は当たり前のように行われる業務のひとつです。しかし、当たり前になってしまっているからこそ、旧態依然としたやり方が残っているケースはないでしょうか？インターネットの普及やIT技術の進化もあり、現在の経営判断にはスピードが重要な意味を持っています。そして、迅速な経営判断をするには、在庫数の把握も欠かせない要件です。そこで今回は、効率的な棚卸の実現に欠かせない棚卸表の種類、作成のメリット、作成方法についてお伝えします。
棚卸に欠かせない棚卸表とは？
棚卸表の重要性を知るうえで、まずは棚卸とは何かについて簡単に説明します。
棚卸とは？
そもそも棚卸とは、社内や倉庫、工場に存在する資産の数量、価値の確認作業を指すものです。仕入販売を行う企業であれば販売する商品を数えますが、製造業の場合は完成品のほか、仕掛品や原材料といった製造途中のものも資産として数えます。
棚卸の実施により自社が持つ資産を集計すれば、正確な利益を算出できるとともに適切な在庫管理が可能となります。また、在庫品に傷や汚れがないかの確認にも棚卸は欠かせません。実物は傷や汚れがあって商品として提供できる状態ではないのに、帳簿上では在庫としてカウントされているといったような、実在庫と帳簿在庫の差異を見るうえでも必須の業務です。
なお、商品や原材料など以外に社内で使用する備品や機材、消耗品なども別途棚卸する場合がありますが、これらの管理は在庫管理ではなく物品管理になります。
物品管理についての詳細は、「物品管理とは？その重要性や在庫管理との違い、適切な業務フローを解説」をご覧ください。
また、在庫管理についての詳細は、「在庫管理の重要性とスムーズに行うためのポイントを解説」をご覧ください。
棚卸の種類
棚卸には、「帳簿棚卸」と「実地棚卸」の2つの種類があります。帳簿棚卸とは、仕入や出庫があった際に記載し、帳簿上で在庫を確認する方法です。適切な在庫管理を行ううえで常に在庫数の把握が可能ですが、現物を見ているわけではないため、傷や汚れなどは把握できません。
これに対し実地棚卸とは、倉庫や工場などで実際に商品や原材料を数えて在庫を確認する方法です。直接現物を確認できるため傷や汚れなどの状態も把握できますが、一つひとつ確認しながら数える必要があり、手間や時間がかかります。
棚卸表とは？
棚卸表とは、文字どおり棚卸を行った結果を記載するための表です。決算や確定申告にも必要となる重要な書類で、青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間（どちらもその事業年度の確定申告書提出期限の翌日から起算）の保存が義務付けられています。
また、電子帳簿保存法により、電子データによる保存は認められていますが、「スキャナによる保存」は認められていません。さらに「マイクロフィルムによる保存」も、5年間は「撮影による保存」が認められていないため注意が必要です。
帳簿棚卸に関しては入出庫があるたびに行うため、特に棚卸表を作成するタイミングは決められていません。実地棚卸は半期に1回の企業もあれば毎月行っている企業もあります。ただし、棚卸表は確定申告時に必要なため、最低でも年に1回は行い、そのタイミングで棚卸表の作成を行います。
棚卸表に記載する主な項目
棚卸表は確定申告に必要な書類ではあるものの、正式なフォーマットはないため、手書きやエクセル、在庫管理システムを使って作成しても問題ありません。ただし正確な利益の把握を行ううえで、次の項目は記載する必要があります。
- 棚卸を実施した日
- 商品番号・コード
- 商品・製品（原材料）名
- 数量
- 商品・製品（原材料）単価
- 商品・製品（原材料）金額
- 商品・製品（原材料）の状態
棚卸表を作成するメリット
棚卸表の作成を適切に行うことで、次のようなメリットが考えられます。
正確な利益計算が可能になる
定期的に棚卸表を作成すれば、実在庫と帳簿在庫のズレが起こりにくくなります。その結果、常に実在庫数の把握ができ、正確な利益計算が可能になります。また、実在庫と帳簿在庫にズレがあると修正が必要になり、タイムロスが生まれ迅速な経営判断にも影響が出てしまうでしょう。そうした意味でも正確な棚卸表の作成は、迅速な経営判断にもつながります。
適切な在庫管理が可能になる
棚卸表がないとリアルタイムでの在庫数把握が難しくなります。その結果、無駄に発注をしたり、欠品に気づかなかったりといったミスも生まれやすくなるでしょう。棚卸表を作成し、常に管理を行っていれば、そうしたミスが減り、適切な在庫管理が可能になります。
販売機会の損失防止につながる
適切な在庫管理が実現すれば、繁忙期に売るべき商品が欠品するリスクが軽減します。また、繁忙期が近づいた時点で、早めに発注を行うといった判断も可能です。これにより、販売機会を逸することによる損失も最小限に抑えられます。
棚卸表の作成方法
では、実際に棚卸表の作成方法について、方法別に説明します。
手書きで作成する場合
手書きで作成する場合、帳簿棚卸に関しては、入出庫伝票をもとに都度記載します。また、実地棚卸が行われた際は、それぞれの商品ごとに棚卸表を作成して集計し、さらに全体の棚卸表を作成します。この時点で不良在庫や実在庫と帳簿在庫の差異のすり合わせを行います。
最もシンプルなやり方であり、誰でもできるのがメリットですが、計算ミスが起きやすいうえ、作成の手間がかかるのがデメリットです。
エクセルを使って作成する場合
エクセルを使って作成する場合、棚卸表のテンプレートを使うのがよいでしょう。基本は在庫数を手入力しますが、システム導入により入出庫伝票がデジタル化されていて、CSVで取り込みができるようであれば関数やマクロを使って自動入力も可能です。
また、実地棚卸もモバイルやタブレットで行えるシステムがあり、入出庫伝票が同様にCSVでの取り込みが可能であれば帳簿棚卸と同じように作成できます。関数やマクロを使った自動入力やCSVの取り込みを実施すれば、手書きに比べて効率的な棚卸が実現しますが、数値入力を手作業で行う場合にはミスが起こる可能性もあり、手書きからの劇的な効率化は望めません。
システムを使って作成する場合
在庫管理システムを活用した棚卸表の作成は、手入力の作業をなくすことができるため、手書きやエクセルに比べ大幅な効率化が可能です。また、売上仕入管理システムと連動できれば、自動で在庫数が反映されるため計算ミスが起こる可能性が低減されるうえ、複数人で同時に作業を行うことも可能になります。
「楽一」の在庫管理機能には、「リアルタイムでの在庫数確認」・「[予定価格法・最終仕入原価法・月次総平均法]の3種類から選択できる在庫評価方法」「複数の商品を1つのセット商品として管理ができるセット商品管理」に加え、「月次・半期・通期単位での棚卸表作成」機能を有しています。これにより、ミスを軽減し、効率的な棚卸業務が可能です。
システムを活用した棚卸表作成で迅速な経営判断を実現
迅速な経営判断を行うためには、リアルタイムでの正確な利益の把握が欠かせません。棚卸は単に適切な在庫管理を実現できるというだけではなく、経営の意思決定を支えるという重要な役割を果たしていると言えるのです。そのためにも、ミスを減らし、効率的に棚卸を行い、その結果を棚卸表で迅速に確認できるようにしなくてはなりません。
棚卸表の作成を効率化する方法として、エクセルを使っている企業も多いかもしれませんが、商品数が多いと管理が煩雑になるうえ、ミスも起こりやすくデメリットが多いのが現状です。そこでおすすめしたいのが、在庫管理システムの活用です。リアルタイムでの在庫数確認が可能になるうえ、計算ミスも起こりにくいため、正しい経営判断にも大きく貢献します。
「楽一」では、ハード、ソフト、サポートをトータルで提供する在庫管理システムをご用意しています。在庫管理の基本的な機能はもちろん、棚卸における棚卸表の作成を効率的に行うために便利な機能など、生産性向上にもつながる機能があらかじめ搭載されている点も大きな特長です。
棚卸の重要性は認識しているものの、実際には効率化が進んでいない際は、ぜひお気軽にご相談ください。
