予算管理を適切に行うポイントは？具体的な方法や注意点を解説
企業では、生産・財務・販売・人事労務などにおいてさまざまな管理業務があります。予算管理もそのなかのひとつで、経営計画どおりに売上が上がっているか、経費に無駄がないかどうかを管理する業務です。予算管理がしっかりと行われていなければ、正しい経営判断もできず、仮に赤字になっていても正しく把握できないまま、無駄に経費を使い込んでしまう可能性も高まるでしょう。そこで今回は、予算管理の概要を見たうえで、適切に行うための具体的な方法や注意点をお伝えします。
予算管理とは？
予算管理とは経営管理業務のひとつで、企業が立てた経営計画に沿って正しく予算が使われているかどうかを管理することを指します。
予算管理の目的
予算管理の目的は、経営計画で立てた売上目標を達成させることです。そのために適切に予算が使われているかどうかの管理を行います。また、予算を数値化することで目標が明確になるうえ、問題点の可視化も可能になるため、達成や改善に向け社員の意識を向上させるのも予算管理を行う目的のひとつです。
予算管理で扱われる予算の種類
予算管理で扱われる予算の種類は次の4つです。経営計画で立てた利益目標に従い、原価と経費予算の管理を行いながら利益を上げるための売上予算を達成させていきます。
- 売上予算
昨年度の売上高や現在の市場動向をもとに、本年度売上の数値目標を決めるものです。あとに挙げる利益予算を達成させるためにはどの程度の売上が必要になるかで算出します。ただし、売上は市場動向や為替、政治の動きなどさまざまなものに影響を受けるため、半期や四半期ごとの見直しを行いながら管理しなくてはなりません。
- 原価予算
製品を製造、加工するために必要な原材料や資材の仕入、または販売する商品の仕入にかかる予算の管理です。年間の売上・利益予算をもとに算出します。売上予算の見直しを行った際には、原価予算もあわせて修正を行います。
- 経費予算
企業経営を行ううえで必要となる経費の管理です。人件費やオフィスの賃料、商品の広告費などが主な経費となります。売上目標を達成させるための人員補強や広告費増額など、売上予算にも絡んでくる予算のため、これもまた、売上予算を見ながら管理していく必要があります。
- 利益予算
企業経営にとって最も重要な予算です。どれほど売上を上げたとしても、その売上をつくるために経費を使い過ぎたとしたら、利益がマイナスになってしまう可能性もあり得ます。逆に言えば売上予算を達成できなくても、利益予算を達成させることも可能です。そのため、予算管理を行う場合、まずは利益予算を出し、それに合わせてほかの予算を算出していきます。
予算管理を行うためのステップ
予算管理により利益を上げるためには、適切な方法で進めていく必要があります。具体的には次のとおりです。
予算編成を行う
前項で挙げた4つの予算を決定します。一般的に予算編成を行う方法は2つ。経営層が予算計画を決め、それをもとにそれぞれの部署で細かい予算設定を行うトップダウン方式。または、それぞれの部署で予算を設定し、全体の予算設定を行うボトムアップ方式です。
トップダウン方式は迅速な予算設定が可能ですが、現場の現状や課題を把握せずに進めてしまう場合もあり、現場にかかる負担は大きくなるでしょう。ボトムアップ方式は、現場の現状や課題をもとに自分たちで編成を行うため、現場のモチベーションアップにつながります。ただ、それぞれの部署間での調整もあり、決定に時間を要するのがデメリットです。状況に応じてどちらかを選択するか、または双方でたたき台を作ったうえで異なる部分について調整する形で進めていくとよいでしょう。
設定した予算に基づいて事業を進めていく
予算編成で予算が決まったら、年間の予算を月割にし、それを目標数値として事業を進めていきます。
設定した予算どおりに事業が進んでいるかを定期的に確認する
月ごともしくは四半期ごとに全体の予算を確認します。予算と実積で大きなずれがある場合は迅速に修正する必要がありますが、その際は原因の特定が必須です。原因が分からないまま数値だけを修正すれば、また同じ失敗を繰り返す可能性が高まります。次の確認時にさらに大きなずれが出ないよう、適切に管理・修正することが、年間での予算達成につながります。
予算管理が適切に行われているかどうかの確認を行う際に、生産・販売などのデータ分析、予実管理を行うには、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールの活用がおすすめです。
BIツールについて詳しくは、「BIツールとは？機能やメリット・デメリット、選び方まで徹底解説！」をご覧ください。
予算管理に失敗しないための注意点
予算管理を適切に行うための方法について見てきましたが、さらに予算管理にかかる手間を軽減しつつ、失敗しないために必要な3つの注意点を説明します。
- 予算の目標値は実現可能性のある数値にする
根拠のない数値を目標に予算を立てても失敗してしまう可能性が高まるだけです。そのため過去の実績や市場分析などをもとにした予算設定が欠かせません。また、予算編成は毎年行われるものであるため、ルールを明文化して共有できるようにしておけば、効率化が進むうえ、ミスを起こす可能性も軽減します。
- 予算設定はおおまかに行い状況によって修正していく
根拠のない予算設定は失敗の要因となりますが、市場動向によって状況が大きく変わる場合もあるため、あまり細かすぎても手間がかかり事業スピードが遅れてしまいます。予算編成が決まらなければ仕入や製造にも遅れがでるため、利益向上も難しくなってしまうでしょう。
また、細かく設定しすぎると予算達成だけが目標となってしまい、利益を上げるという最終目標を見失ってしまうリスクもあります。これらのリスクを避けるには、予算編成の段階ではおおよその数値を設定し、月ごと、四半期ごとに見直しつつ、修正していくと事業スピードを落とさずに適切な予算管理を行っていけるでしょう。
- システムの活用
できるだけ手間をかけずに予算管理を行うには、システムの活用が欠かせません。予算管理は売上、利益、原価、経費などさまざまな数字を扱うため、人の手だけで行うと時間がかかるうえに、ヒューマンエラーが起きる可能性も高まります。
特に売上や利益の管理を行える販売管理システムやBIツールを導入すれば、大幅な効率化とヒューマンエラーの軽減を実現します。
まとめ：適切な予算管理が適切な経営判断を実現する
企業経営をしていくうえで最も重要なポイントは継続的に利益を上げることです。そのためには売上を上げることに注力する必要がありますが、売上ばかりに目を向けてしまうと、それ以上に原価や経費がかかってしまい、売れば売るほど赤字になるリスクも考えられます。そこで重要となるのが、適切な予算管理です。
「売上」「原価」「経費」「利益」この4つの予算を適切に管理できて初めて利益が生まれ、1年先、3年先など将来を見据えた適切な経営判断も実現するのです。そうした意味でも、適切な予算管理は企業経営において最も重要な管理業務だと言えるでしょう。
「楽一」では、会計の知識がなくても簡単な入力で資金繰りを行えるシステムを用意しています。予算管理は非常に手間がかかることに加え、数字を扱うため手作業で行うとミスも起こりやすくなります。
「楽一」を活用すれば、効率的かつヒューマンエラーを最小限に抑えた予算管理のために必要な販売計画が可能です。効率的な予算管理を実現するうえで、しっかりとした販売管理の実現を検討している際は、ぜひご相談ください。
参照サイト：
・予算管理とは？ 基本と手順を細かく解説｜freee
・予算管理の基礎知識。業務フローから、身に付けておきたいスキルまで｜ZAC
・予算管理とは？ 目標設定、分析、効率化するためのポイントについて｜カオナビ
・必見！予算管理とは？手順・効率化のコツまで徹底解説｜ITトレンド
・予算管理とは？予算管理の方法や目的、手順について徹底解説！｜識学総研
・予算管理とは？目的から手順・ポイントまで解説｜MoneyForwardクラウド会計
・予算管理とは？目的や方法・やり方 - 目標設定や成果分析を効率化｜BOXIL
