基幹システムとは？選定のポイントやERPについて解説
企業経営の根幹を担う業務を行ううえで、今や欠かせないものとなっている基幹システム。これまで手作業で行ってきた多くの業務をシステム化することで、大幅な業務効率化、生産性向上が可能です。しかし、単純に基幹システムを導入するだけで確実に業務効率化・生産性向上が実現するわけではありません。そこで今回は、改めて基幹システムの概要や活用メリット、業務システムやERPとの違いを見たうえで、選定のポイントを紹介します。
基幹システムの概要
基幹システムと混同しやすいものとして、業務システムやERPがあります。ここでは、基幹システムの概要を見たうえで、業務システム・ERPとの違いを見ていきましょう。
基幹システムとは？
基幹システムとは、企業経営を行ううえで欠かすことのできない業務を行うためのシステムです。具体的には、次のようなシステムを指します。
- 販売管理システム
製品の流通に関わる見積、受発注、入出荷、検収、請求、入金などの情報を管理するためのシステムです。
- 生産管理システム
製品の生産を行う際に、納期や生産数量、場所、工数などの正確な管理を行うためのシステムです。
- 会計システム
財務報告を適正に行うための会計処理を管理するシステムです。
- 給与システム
毎月の給与管理から、年末調整、税金、控除など社員に支払う給与に関する業務を管理するシステムです。
- 資金繰りシステム
企業経営に欠かせない営業・投資計画など、資金繰りに関する業務を管理するシステムです。
販売管理システムについて詳しくは、「販売管理システムとは？機能やメリット・選ぶポイントを詳しく解説！」をご覧ください。
業務システムとは？
企業があらゆる業務を行う際に活用するシステムです。そうした意味では、基幹システムも業務システムの一部だと言えます。基幹システムの方が企業経営を行ううえでより重要なシステムで、それ以外が業務システムです。
例えば、名刺管理システムや社内情報共有システムなどのように、万が一システム障害のような原因で使えなくなってしまっても、すぐに企業経営に影響を与えることがないようなものは業務システムと呼びます。
ERPとは？
ERPは「Enterprise Resources Planning」の略で、企業が持つ「ヒト・カネ・モノ」といった資源を有効活用し、最適化させるためのマネジメント手法を表すものであり、それを実現するためのシステムを指します。
ただし、ERPは特定のシステムひとつを指すものではありません。先述した基幹システムを統合し、一元管理する「統合基幹業務システム」で、複数の基幹システムを連携させ、企業経営に関わる情報の分析も行えるものがERPです。
基幹システムを活用するメリットは？
基幹システムを活用することで得られる代表的なメリットとして、以下が挙げられます。
- データの有効活用が可能
手作業の場合、販売管理や生産管理を行ったうえでそれらをまとめてデータ化するには、多くの人手や手間がかかります。しかし、基幹システムの活用により、販売管理、生産管理などのそれぞれの状況がデータとして瞬時かつ自動的に可視化されるため、蓄積されたデータをもとにした分析・判断も迅速に行えるようになるでしょう。
データの有効活用について詳しくは、「経営分析とは？おさえておくべき指標やポイントを解説」をご覧ください。
- 業務効率化
上述したように基幹システムの導入により、これまで手作業で行ってきた集計や入力など多くの業務の自動化が可能です。これにより業務効率化が進むうえ、社員がより利益に直結するような本来業務に集中できるようになるというメリットも期待できます。
- 人的ミスの軽減
人の手で業務を行うことの大きなデメリットのひとつが、計算ミスや集計漏れなどのミスが起こる可能性が高い点です。このミスを軽減させるには、二重チェックや複数人でのチェックが必要となるため、非効率なうえに人的コストもかかるでしょう。しかし、基幹システムによって業務を行えば、基本的に人的ミスを少なくすることができます。
- 業務の属人化防止
基幹システムは、あらかじめ設定された業務フローを忠実に実行します。そのため、誰が操作をしても同じように動き、同じ結果を出します。結果として、人によってやり方が異なるような属人化が起きにくくなるのも大きなメリットと言えるでしょう。
- 経営状況の可視化
業務が属人化していると、担当する社員が異動や退職した際に引継ぎをしないと業務が滞ってしまうと同時に、業務の成果が担当者以外には分かりにくくなってしまうこともデメリットです。これに対し、基幹システムで業務を行った場合、基本的にほとんどの結果が数字やデータで表されるため、誰が見ても成果が分かりやすくなります。結果として、経営状況の可視化が可能になります。
基幹システム選定のポイント
多くのメリットを持つ基幹システムですが、操作するのは人です。そのため、基幹システムを導入さえすれば上述したようなメリットを必ず享受できるわけではありません。そこで、基幹システムを導入する際、どのような点に気をつければよいのか、数多くある基幹システムからどんなものを選べばよいのか、その選定ポイントを説明します。
- 自社の業務フローを洗い出し課題点を抽出する
基幹システムの導入により成果を上げたいのであれば、自社のどの業務に基幹システムを導入するか決めなければなりません。当然、現在自社が抱える課題点を解決するために導入するのですから、まずは現在の業務フローを洗い出し、業務を滞らせている課題点を抽出します。
- 基幹システムの種類を把握する
基幹システムには、サーバー型、クラウド型の大きく2つの種類があります。自社の課題点を抽出したら、次にどちらの種類を導入すべきかを決めます。この際にポイントとなるそれぞれの主な特徴は次のとおりです。
サーバー型は、自社のサーバーにシステムをインストールして管理します。自社サーバーを使ってのシステム構築のためカスタマイズの自由度も高く、自社の業務フローに合わせて細かな調整までを必要とする場合に向いていますが、導入コストは高くなります。これに対しクラウド型は、サービス提供者がシステムを管理運用するため、カスタマイズ性は高くありませんが、導入や管理にかかるコストの軽減が可能です。
- 自社の課題点を解決するための基幹システムを探す
課題点を抽出し、基幹システムの種類を決めたら、実際に自社に導入するシステムを探します。ポイントは2つ。1つは、導入や運用面でのサポート体制が充実しているベンダーを選定すること。そしてもう1つは、自社の課題点を解決するのに最も適切な機能を持った基幹システムを選定することです。
まとめ：基幹システム導入のポイントは自社の課題点の抽出
基幹システム導入といっても、「基幹システム」という名前のシステムがあるわけではありません。さまざまな種類のシステムをまとめて基幹システムと呼びます。企業によって求められる基幹システムの種類は大きく異なるため、これから基幹システムの導入を進めていくうえで最も重要なポイントは、自社の課題点の把握です。
例えば、製造業だからといって必ずしも生産管理に課題があるとは限りません。会計業務がスムーズに進まないことが、生産業務にも影響を与えている可能性も十分に考えられます。そうした意味でも、すぐに基幹システムの導入を進めるのではなく、まずは自社の業務フローを可視化させ、課題点の抽出を行いましょう。業務を滞らせているボトルネックがどこにあるのかを知ることが、基幹システム導入を成功させる鍵となります。
「楽一」は、企業経営を支える基幹業務を効率的に行えるシステムも多く扱っています。これから基幹システムの導入を検討しているのであれば、ぜひお気軽にお問合せください。
参照サイト：
・業務システムとは？ ～自社に合った業務システムの導入方法～｜株式会社インフォメーションクリエーティブ
・基幹システムって何？特徴やメリット、ERPとの違いなどを徹底解説｜DAiKO+
・基幹システムとは | 情報系システムとの違い・注目のERPを比較｜BOXIL
・基幹システムとは？ERPの違いや導入のメリット｜発注ラウンジ
・基幹システムと業務システムの違い、そしてERPとの関係とは？｜クラウドERP実践ポータル
・基幹システムとは？ 概要・意味、導入目的、事例について【各システムの違いを比較】｜カオナビ
・基幹システムとは？ERP、情報系システムとの違いやメリットを説明｜ZAC
