会計システムで事務処理を大きく効率化しよう
昨今働き方改革や人材不足によって、従業員の労働時間の確保はもとより、経理担当者の調達も難しくなってきています。
また、経理の分野では、手作業やエクセルでの作業効率化には限界があり、業務の属人化という問題が生じる恐れがあります。そのため、今後は働き方改革により業務を分担することで、そういったリスクに対する軽減にもつながります。
このような状況下における経理担当者の業務効率化の有力な手段のひとつとして、会計システムの導入が挙げられます。
それでは、会計システムはどのように経理・会計事務業務を効率化してくれるのでしょうか。本記事では、会計システムの選定ポイントについてもご紹介します。
会計システムの概要
会計システムとは、経理・会計業務にITを活用することによって業務を効率化するためのものです。「経理システム」、「財務システム」と呼ばれることもあります。
会計システムを利用すると、取引記録と会計帳簿作成を電子的に行うことができます。つまり、これまで手入力でやっていた作業を、導入によって自動処理へ変更することができるため、経理担当者の負担軽減と業務効率化に大きく寄与します。
データを一元化することができ、賃借対照表や損益計算書などの会計帳簿の作成も容易となります。
会計システムの種類
＜機能別の種類＞
会計システムは、機能から3種類に分けることができ、機能別のシステムもあれば、それらを組み合わせたシステムもあります。
- 財務会計システム
自社の会計情報を利害関係にある外部へ提供するための「財務会計」が可能な会計システムです。機能には決算書の作成と、そのために必要な会計処理などが含まれます。
- 管理会計システム
経営者が自社の経営状況を確認するための会計を、「管理会計」と言います。「管理会計システム」は、正確な会計情報の把握を可能とし、迅速な経営判断を助けます。
- 債務・支払管理システム
債務の支払いを遅延なく行うことができるよう管理するシステムです。取引先が多く、債務の支払状況が煩雑な場合に、システムを利用することで管理が容易となります。
債権回収の管理に課題を感じている場合には、債権管理システムを利用するとよいでしょう。
＜導入形態別の種類＞
会計システムは、導入形態によって以下の3種類にも分けられます。
- クラウド型
インターネットを介してサービスにアクセスするだけで利用できるタイプです。サーバーが不要であり、インターネット環境下でサービスにアクセスできさえすれば、場所を選ばず、どの端末からもデータにアクセス可能であることが強みです。また、データのバックアップもクラウドサーバー上で行われるため、データを失う可能性は低いでしょう。ただし、停電やシステム障害の影響を受ける可能性はあります。
- インストール型
サーバーにソフトをインストールして利用するタイプです。自社での管理が可能となるため、セキュリティやカスタマイズの点でメリットはありますが、インストールした端末でしか利用できないというデメリットもあります。また、データのバックアップも自社で行う必要があります。
- 基幹システム連携型
基幹システムが取り扱うさまざまなデータと連携させて、販売管理や在庫管理などもまとめて行うことができるタイプ。大企業で導入されることが多いです。
会計システムの主な機能
それでは、会計システムの主な機能を見てみましょう。
財務会計システムの主な機能
- 伝票入力
各種伝票を入力できる機能
- 帳簿作成
伝票入力によって自動的に勘定科目と金額が帳簿に反映される機能
- 決算書作成
財務会計に必要な決算書を作成する機能
- 固定資産管理
固定資産によって償却期間や償却方法が異なるため、それらを管理する機能
管理会計システムの主な機能
- 損益管理（予実管理）
予算と実際費を比較し、分析する機能
- 経営分析
賃借対照表や損益計算書から経営状況を分析する機能
- 経費管理
その名のとおり、経費の管理を目的とした機能
債務・支払管理システムの主な機能
- 支払消込
支払の終わった債務の勘定科目の残高を消していく機能
- 支払分析
支払情報と債務残高から、支払状況の分析をおこなう機能
会計システム導入のメリット
会計システム導入の主なメリットは、以下の4点です。
経理事務業務の省力化・効率化
- 入力補助、電子取引記録（銀行・決済等）、外部システムからの取引データ取込・仕訳、定期仕訳の一括入力、売掛等の債権の入金消込などによる省力化と効率化が可能です。
- 処理を自動化することにより、副次的に人的ミスを軽減することができます。
制度改正への対応が容易
税制等の制度改正の際に、クラウド型ではシステムが自動的にアップデートされます。インストール型であっても、マニュアルでシステム設定を変えることによって、アップデートが可能です。会計システムならば、制度改正にも対応しやすいと言えるでしょう。
電子帳簿保存に対応
- 作業を電子的に行うため、電子帳簿保存ができます。
- 紙ベースの帳簿の保存よりも簡便であり、管理スペースも必要としません。
データの有効活用
- 多拠点での情報共有が容易であり、業務の分担処理が可能です。
- 会計処理の効率化により、迅速な決算処理や経営状況の早期把握が可能になります。
経営分析についての詳細は、「経営分析とは？おさえておくべき指標やポイントを解説」をご覧ください。
会計システムの選定ポイント（中小企業向け）
中小企業では、人員構成によっては経理部門に会計専任者がいないこともあります。そのような場合には、会計・経理の専門知識や時間がなくても業務遂行が可能な仕組みの会計システムを選定することが重要です。その場合の選定ポイントは次の2点となります。
入力補助機能の充実度
経理や会計の専任者がいなくても、会計事務を容易に進められる仕組みを持ったシステムが望ましいため、以下の機能が搭載されているかどうかについて、確認するとよいでしょう。
- 記入漏れや計算ミス防止：確認の手間が不要かつ省力化できること。
- 入力補助：辞書登録による定形的な項目の入力選択が可能であること。
- 自動集計：伝票入力から元帳・決算関連諸表への自動作成ができていること。
サポート体制の充実度
システムに操作しやすい仕組みがあるだけではなく、操作以外の保守や運用サポートもあると、会計システムの運用の手間を省くことができ、通常業務に安心して専念できます。
さらに、税務や法令の制度改正のサポートを常時行ってもらうことができれば、都度確認や変更・反映の煩雑な作業も不要となり、便利です。
楽一のようなパックメニューがあると、なお安心です。楽一のサポートサービスの詳細についてはコチラ→「安心のサポート 導入後の生産性向上をサポートします」
会計システムの導入で事務処理を効率化
会計システムは紙書類による処理よりも格段に経理・会計事務業務を効率化します。
事務コスト削減と経営効率アップのために、会計システムを検討してみてはいかがでしょうか。
「楽一」は、ハード、ソフト、サポートをトータルで提供する会計システムをご用意。会計システムの基本的な機能はもちろん、サポートも充実しており、多忙な中小企業のお役に立ちます。詳しくは、下記よりご覧ください。
