請求書をメールで送る際のルールと注意点

メールで請求書を送付することは、双方が同意していれば法的に問題ありません 実際、原本は郵送せずにメールで請求書を送付する企業は徐々に増えています。

ただし、メールで送る際は形式や方法について事前に確認するなど、注意すべき点もあります。今回は請求書を送付する際のルールと注意点についてご紹介します。

1. 請求書をメールで送る際に注意すべき2つのこと

請求書の発行に法的な義務はなく、別の書類で取引内容や期日、金額などを双方が確認できれば、発行する必要はありません。そのため、冒頭で紹介したように、請求書をメールで送付すること自体に問題はなく、原則としてデータでしか請求書を発行しない企業も増えつつあります。しかし、原本送付を義務付けている企業はまだまだ多いため、請求書をメールで送る際には、注意すべきマナーがいくつかあります。まずは、請求書をメールで送る際の主な注意点を2つご紹介します。

1-1. 請求書を送付する前に先方の了承を得る

請求書をメールで送る際は、請求先に請求書の取り扱いについて確認を取り、事前に了承を得る必要があります。

また、そのやり取りを口頭で行った場合、関係者に話が伝わらないこともあるため、文書やメールで詳細を残しておくことをおすすめします。例えば、請求書のメール送付の旨を契約書に記載する、メール本文に原本は郵送しない旨を記載する、などの対処が必要になります。

1-2. 押印形式について確認する

会社の正式な書類である証として、請求書には会社の印鑑を押すことが一般的です。 ただ、押印形式には、一度印刷した請求書に押印しスキャナーでPDFとして取り込む方法とデータ化させた印鑑を使用する方法の2種類あり、データ化させた印鑑を使用する場合は、事前に請求先の合意を得ておく必要があります。請求書をデータでやり取りすることに問題はありませんが、電子印鑑は慣習として認めていない企業もあるため、データ化した印鑑を使用する際は、確認が必要です。

2. 請求書をメールで送る際の文例

最後にメールで請求書を送るときの文例を、場面ごとに紹介します。 請求書をメールで送付する場合のポイントは、件名を見ただけで請求書であることが分かるようにすることです。先方の取引件数が多いと、請求書が取引先のメールに埋もれてしまうことがあるため気をつけましょう。

2-1. 請求書をPDFで送付し原本を郵送しない場合

2-2. 請求書をPDFで送付し原本も郵送した場合

3. 電子帳簿保存法改正への対応

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されます。それに伴い、請求書を取引先にメールで送る（取引先からメールで受け取る）場合は下記2点の対応が必要になります。

3-1．検索機能の用意

ファイル名を「取引年月日」「取引金額」「取引先」を含んだ名称に統一し、税務署職員より提出を求められた場合に一括ダウンロードできるようにしておく必要があります。 また、Excelなどの表計算ソフトで「取引年月日」「取引金額」「取引先」が入力された一覧表を作成し、検索できる状態にしておく方法も有効です。

3-2．訂正・削除の防止に関する事務処理規定の用意

自社の運用に合った事務処理規定を作成し、電子データの改ざん等の不正が無いようにしましょう。

4. まとめ

請求書をメールで送付すること自体には法律上問題ありません。ただし、その形式・方法は請求先と確認を取り合い、了承を得る必要があります。また、2022年1月に改正される電子帳簿保存法に則った形でデータ保管の運用をしていく必要があります。 原本郵送の有無や押印をどうするかなどは事前に確認しておきましょう。