約450件の得意先のうち、そのほとんどが電話やFAXでのアナログ発注です。1日の受注量としては留守番電話が50～70件、FAXが50件、電話が5件、その他EDI経由が20件程度と、最近では各営業担当の携帯宛にLINEやメールで発注してくる人もいますので、合計すると毎日150件ほどの注文を受け付けています。これを専属の事務担当者１名と、時には私や他のパートさんがヘルプに入るという形で対応しています。

基本的には24時間注文を受け付けておりますが、15時からは留守電対応に切り替わりますので、夕方15時から私たちが出勤する翌日朝5時までに入ってきた留守電の録音から注文を聞き起こすことから業務がスタートします。肉の卸売業ですので、たとえば「豚のバラを何ｇで何枚に切って」といった加工を伴う注文が大半のため、受けた注文は加工指示書として工場に回します。その後、工場で加工された内容をもとに事務員が楽一（カシオの販売管理システム）に打ち込んで伝票を作成し、出荷へと移る流れです。

留守番電話の件数は確実に減りました。１日あたり10件の留守電がなくなって、ＢＣ受発注に切り替わったイメージです。ＢＣ受発注で注文を受けた場合と、以前の留守電の注文の聞き取り作業とそのメモを見ながら楽一に手入力する作業を合わせて比べると、１注文あたり３～４分くらいの違いは間違いなく出ているのではないかなと感じます。10件×3～4分ですので、1日30～40分の時間短縮になっていると思います。その他にも、留守電がどうしても聞き取れなくて確認のため折り返しの電話をしたりもしていましたが、そういう確認の電話もＢＣ受発注を使っている得意先に対しては一切無くなりましたね。

100件の得意先のうち、90件が電話、残り10件がFAXでの受注です。「つま」の注文は基本毎日ですので、毎日夕方に90件の得意先に対してこちらから電話を掛け、明日の分の注文をいただいております。夕方の電話に間に合わないスーパーなどは、閉店後の夜にFAXや留守電で注文を入れていただくことが多いです。その後、翌日の午前2時半から朝9時にかけての出荷までに、前日に電話で受けた注文のメモやFAX用紙を見ながら楽一に入力して納品書を作成します。約100件分を入力するのはかなり労力がかかる作業ですので、専任の事務員以外にも他の従業員２名も協力して作業に当たっています。

ＢＣ受発注に切り替えた得意先については、電話して注文を聞き、伝票を入力するまでの一連の作業時間が大幅に短縮されました。これまでは１件あたり、電話対応に5分、入力作業に5分で合計10分はかかっていたところ、ＢＣ受発注にかえてからは電話の5分が丸々削減され、伝票入力作業も（先方が入力してきてくれたものを取り込むだけなので）2分短縮された結果、合計3分で完了できるようになりました。

またBC受発注の導入で、電話をかけた際の「お互いの意図が伝わらない」といったトラブルを防げますし、そもそも注文が自動で入るから転記ミスがなくなるという安心感も得られて、作業効率以外にも心理的なメリットを感じています。BC受発注のおかげで、「お客様が求める商品を正確に出荷できる」、「お客様にご迷惑をかけない」ということがなにより心強いです。

約100社の得意先から毎日約120～130件の注文をいただきます。1ヶ月でいうと約2,400～2,600件ほど。受注方法は得意先指定の発注システムが60％、電話・ファックスがそれぞれ20％ずつです。朝3:00頃に受注を閉め、注文書の内容を確認しながら納品書への転記をし、当日の発送対応をします。これらの受注業務は、主に1～2人体制で対応してきました。営業に個別で電話注文が入ることも多くあり、その時はそのまま担当営業が処理していました。

営業が個人携帯で対応する必要がなくなったこと、手作業で行っていた作業が自動化されたこと、主にこの2点ですね。これまでは、得意先指定の受発注システム、電話やファックスなど受注経路が複数あり、得意先から営業の個人携帯へ直接注文が入ることもありました。
しかし、現在は電話注文をＢＣ受発注に移行したので、営業の個人携帯を使った個別対応がありません。「担当営業が会社に戻って受注情報を書き写す」手間がなくなり、作業時間は1時間くらい短縮されたと思います。各営業としても、個別に連絡がこなくなって助かっているようです。
他の受注についても、これまで手作業で転記していた数十件分の受注を自動で処理できています。得意先の登録件数はまだまだ少ないですが、従業員の負担軽減につながりました。

ＢＣ受発注に移行していただいた得意先からも、ポジティブなリアクションをいただいています。ＢＣ受発注はスマホからでも発注できます。発注作業を忘れたときも、すぐにどこからでも発注ができるため、便利に利用いただけているようです。
その他、メールでの受注通知が助かること、得意先ごとに注文画面をメンテナンスする手間がかからないところも助かっています。ＢＣ受発注は、商品を受注するとメールでも通知されるため、会社にいなくても受注状況を把握できるので、安心感があります。ファックスだと会社にいないと受注があったこともわからないので、この機能は大変便利でした。各得意先がＢＣ受発注で発注をかけるときに見ている、商品の一覧画面（注文画面）のメンテナンスも簡単でした。弊社では商品の変更がほとんどなく、1年ごとに商品情報を更新するだけだったので、作業負担が増えることなく運用できて助かっています。
料金設定も安く、サポートもすぐ対応してもらえて、弊社としては便利なシステムを導入できたと感じています。業界共通の課題かと思いますが、どうしても勤務時間が長くなってしまうため、今後は利用いただく得意先を増やして、勤務時間短縮を実現していきたいと思っております。

得意先からの日々の膨大な注文内容に応じて各仕入れ先に電話やFAXで発注していましたが、電話では誤解が生じやすく、FAXでも手書きの発注書作成に時間と手間がかかるため、誤記や読みづらさが多く、問題となっていました。異なるメーカーの商品でも名前や内容が似ている等という理由で、誤発注が頻発し、2人体制でも毎月トラブルが発生していました。注文を受けてから数量を算出して在庫を確認し、発注書を作成するところまでを1時間以内に終らせるよう、日々奮闘していました。一日に何度も発注作業を行うため心身共に負担が大きく、仕入先6社それぞれ異なる発注方法も煩雑さを増していました。

以前はFAXでの発注がメインで、手作業による発注書の作成・確認が必要でしたが、ＢＣ受発注を導入してからは画面上で簡単に発注できるようになりました。手書きの時間と確認作業が省略され、発注作業時間が20～30分削減されました。
また、FAXの際に発生していた記載ミスや読み間違いもなくなり、文字が潰れる心配も不要となり、作業中のストレスも軽減されました。
コスト面では、1ヶ月あたり約500枚分のコピー用紙を削減できました。以前は1日あたり約20枚のコピー用紙を使用していましたが、そのコストを大幅に削減できたことで、大変助かっています。

さらに、スマホでの確認が手軽になりました。ＢＣ受発注システムを使うことで、どこにいてもオンラインで発注作業や履歴確認が可能です。出先から事務所に連絡を入れて発注作業を行う手間が省け、作業のスピードが向上しました。また、担当者同士で「○○の商品、発注した？」と確認する必要もなくなり、非常に便利に使えています。

現在、弊社は会社支給のスマホを利用するなどデジタル化が進んでおり、発注作業においてもアナログ業務を減らし、さらなる効率化とコスト削減を目指しています。

発注業務は、私一人で担当しています。発注のタイミングは、営業終了後の夜です。食材にもよりますが、基本的には毎日食材を届けてもらう形なので、翌日の分の発注を行います。主な仕入先は7社で、そのうちの3社が留守電、3社がFAＸでのいわゆるアナログ発注で、WEB発注はカシオさんのＢＣ受発注と、もう1社で他社のEDIを併用しています。発注にかかる時間としては、電話、FAX、WEB発注で毎日合計30分くらいはかかっていると思います。

今までは電話をかけても先方が通話中で、つながるまでに時間がかかるというケースがけっこうあったのですが、ＢＣ受発注になってからはそういうタイムロスが全くなくなりました。好きなタイミングでスッと注文できるというのがWEB発注と留守電との大きな違いだと実感しています。

また、食材を保管している場所が冷蔵庫や冷凍庫などあちこちにあるので、普段は倉庫内を動き回りながら発注リストを作成しているのですが、スマホだと動きながら操作がしやすく、在庫確認しながらそのまま入力できるのがスマホ発注のいいところですね。

ＢＣ受発注の商品一覧の画面はとてもシンプルで、当店で扱っている商品のみが表示された状態なので、商品が選びやすいです。１つの画面上で全ての商品が見渡せるので、発注漏れも防げています。それでも、たまに注文したかどうか不安になることがあるので、「昨日ちゃんと発注できたかな？」と心配なときは発注履歴の機能を使って確認できて安心です。