納品書、請求書の作成は販売管理ソフト導入で「時短」しましょう！

事務処理でどれくらいの「時間」を失っていますか？

執筆者：カシオ計算機株式会社　三上哲章

突然ですが質問です。「急に納品書を発行しなければならない！」というとき、皆様の会社ではどれくらい時間がかかりますか？
パソコンの電源を入れて、ログインして、納品書を作るためのソフト（表計算ソフトや市販ソフト）を起動して、納品書を作成する画面を開き、納品日付や得意先名といった必要な「入力項目」を入力・確認し、出力するプリンタを選んで印刷といった感じかと思います。結構時間がかかると思います。

もうひとつ質問させてください。納品書や請求書の計算が合わなくて、なんども検算して数時間かかかったというような経験はないですか？
特に食品関連の中小企業では、日々納品があるので納品書もそれなりの枚数になります。指定伝票が混ざるケースもあります。そんな中で得意先への請求書発行が集中する20日や月末などに起こりがちです。表計算ソフトで対応されている場合、一箇所セルがずれた結果、連動する形の入り組んだ計算式がエラーになって、すごく大変だったというような話も聞きます。今後、ここに軽減税率に絡んだ計算が加わると考えると、非常にぞっとします。
事務をご担当される方は、手間や時間という点でも、心理的プレッシャーという意味でもご負担がかかる業務です。

以上のことは、所詮、納品請求の事務処理とはこういうものだということで「課題であると気付かれない」とか、「慣れているから」とか、あるいは、課題だとは思っているが「売上拡大に直結する設備投資にならない」ので、改善が後回しになるケースが多いように思います。
ただ、改めて「それに費やされている時間」で考えるといかがでしょうか？そして、それが「半分以下の時間」になるとすればいかがでしょうか？
「早く帰れたなぁ」「人件費を抑制できるなぁ」「もっと生産性の高い時間に充てられたなぁ」というように思われませんか？いずれも正解だと思います。時給に時間を掛け合わせれば、失われた時間を金額に置き換えることもできます。

入力画面が作れる！

市販の販売管理ソフトでも自社オリジナルの書式や指定伝票にあわせて「印刷」について設定できる。という機能を備えているものは結構ありますが、ＥＺ販売管理では「納品書そのものを入力画面にする」ことが可能です。この点が他社のソフトとは異なる最大の特長のひとつです。
一般的な販売管理ソフトでは、入力画面は各一です。ソフトが必要とする「入力項目」はすべてカーソルが移動します。特に指定伝票に印刷させる場合は、入力したものがどの位置に印刷されるか頭に入っている必要があります。
対して、ＥＺ販売管理の場合は、伝票そのものが入力画面なので極めて分かりやすく、そして、不要な入力項目は削除することができるので、キータッチの回数も最小で済みます。キータッチが最小ということは、作成ミスも減ります。請求書というのは納品書の積み上げなので、納品書を発行される段階でミスがないと、請求書作成の段階でものすごく楽になります。
ＥＺ販売管理：機能紹介　→　【売上(納品)】機能

速やかに違算を発見できる！

ＥＺ販売管理を使うと、納品書を作る段階の「ミス」は抑制することができますが、中小企業では納品書をお渡しする際には「単価」は書けず、後日単価が確定するといったような「運用」が必要になる場合があります。
そういった「運用」に対応するため、ＥＺ販売管理には、「売上単価未入力検索」機能や、「請求一覧表」といった、豊富な違算チェック機能を備えています。チェック後は速やかに締日に該当する得意先向けの請求書を一括印刷することができます。

カシオは楽一シリーズ等を通じて「中小企業がどうすれば負担なく、大量の納品書や請求書をスムーズに発行できるか？」を25年以上追求してきましたので、この点は強い自負と自信を持っています。さらにＥＺ販売管理は、クラウド経由でソフトバージョンアップ対応をしますので、消費税10％、軽減税率導入といった法改正対応も速やかに対応版をご提供することができます。
当社のこだわりの集大成であるハイブリッドクラウドサービス「ＥＺ販売管理」をぜひご検討いただければ幸いです。