中小企業が請求・入金業務をミス無く運用する仕組み・体制の作り方

執筆者：株式会社船井総研ITソリューションズ

「中小企業こそ、疎かに出来ない請求書管理」では、中小企業における請求書業務や入金管理業務の課題について書きました。中小企業の現状として、請求・入金管理業務等のバックオフィス業務に専任担当を置く事は難しいのでは無いでしょうか。
ほとんどの中小企業では、他の業務との兼任でなんとか業務を回されているかと思います。
そのような状況のなか、ミスを最小限にし、お客様からの信頼を永続的に得て行く為には、請求・入金を中心としたお金に関する業務について「仕組み化」と「ルール化」を行い、これを推進する「体制の構築」が重要になります。

「仕組み化」「ルール化」「体制構築」のポイントを以下の６つにまとめました。

① 業務が属人的にならないよう、請求・入金管理業務を２名体制で行えるようにする。（体制構築）
相互でチェックする事でミスや不正の防止にもなり、結果的に業務時間の短縮になる。
担当者の突発休、退職等による業務停止リスクの軽減にもなる。

② 受注～売上（出荷または納品）～請求～入金の流れを仕組み化（システム化）にする。
→ 担当者個人でのデータ管理（Excel等の使用）の禁止（データの所在を一元化することにより、ミスや不正を抑止）。
→ 受注で入れた情報を請求まで利用する事で二度手間、三度手間を無くす。
従来の複写式の注文書、納品書、請求書等をデジタルにするイメージ。
→ システムは独自に構築するのでは無く、自社の業務にあったシンプルなパッケージシステムを活用する。クラウドサービス等も有効。
→ 仕組み化（システム化）する事で属人化も防ぐことができる。

③ お客様との請求の締め及び発行タイミング及び支払サイトを整理し、システム上で管理する（ルール化）
→システムが締め日や発行タイミングを管理してくれるため、請求漏れや御請求等のミスが軽減する。

④ 極力、イレギュラー対応を減らしていく努力をする。
→予め何通りかの請求パターンを決め、そのいずれかに当てはめていただくよう、お客様と交渉・検討し、イレギュラー対応を減らしていく（ルール化）ことで、業務効率化をはかる。

⑤ 請求書の電子化を検討する。
→請求書をpdf等の電子データで発行する。（仕組み化）
お客様側も早く支払予定が立つというメリットがあるため、電子化するケースが増えてきている。

⑥ ＥＢ（エレクトリックバンキング）の利用を徹底する。
→ＥＢを使う事で、入金確認業務が軽減される。
→未収金も迅速に把握できる
→上記②のシステムとつなぎあわせる事で売掛金の消込業務も迅速に進められる。（仕組み化）

これらの「仕組み化」「ルール化」を行い、それを運用する「体制」を整える事で、スタッフの生産性が向上し、お客様に対する信頼と安心感を高められると同時に、社内のお金に関するミスや不正を防ぐ事が可能になります。