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事務作業とは?効率化のメリットとその方法

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企業の業種や規模などにかかわらず、「事務作業」は必ず発生する業務です。ルーティンワークの多い事務作業は比較的効率化がしやすい業務であり、効率化に成功すれば企業にとってさまざまなメリットが期待できます。そこで本記事では、事務作業を効率化するメリットや効率化を成功させるためのポイント、具体的な方法などを分かりやすく解説します。

事務作業とは?

事務作業とは、企業の事業運営において必要となる、日々のデータ入力や書類作成・管理、来客や電話応対といった、主に机上で行う業務全般を言います。

企業に直接利益を生むものではありませんが、スムーズな企業活動のためにはなくてはならない業務です。

事務の種類

「事務」といってもいくつかの種類があり、種類によって実際に行う作業は少しずつ異なってきます。主な種類と、それぞれの作業内容の一例を紹介します。

  • 一般事務:このあと紹介する営業事務や経理事務などのような専門的な事務作業に分類できない場合に使われる呼称です。所属部署に関係なく、データ入力や書類作成・管理などの事務作業全般を指します。
  • 営業事務:一般的には営業部署に所属し営業担当者のサポートをする事務作業です。作業内容としては見積書や請求書、発注書、営業の際に使用する資料などの作成・管理、顧客の電話・来客応対・取次などがあります。
  • 経理事務:経理部署に所属して行う、経理作業全般です。作業内容としては伝票の仕分けや帳簿の作成、経費の精算などがあります
  • 人事・労務事務:人事部署に所属して行う、人事や労務関連の仕事をサポートする事務作業です。作業内容としては採用の際の契約書の作成、給与計算や従業員情報の管理などがあります。
  • 総務事務:総務部署に所属して行う、従業員が仕事をしやすい環境を整えるために行う諸々の作業です。例えばコピー用紙や文房具などの備品の発注・管理、従業員や取引先の冠婚葬祭関連の手配などを行います。
  • 法務事務:法務部署に所属して行う、法的な手続きや処理などに伴い発生する事務作業全般です。実際の作業内容としては、例えば各種契約書の作成・チェック、登記簿謄本の取得などがあります。
  • 貿易事務:貿易に関連する部署や貿易会社に所属し、輸出・輸入に伴い発生する事務作業全般です。例えば通関や輸送、保管のための倉庫の手配、必要な書類作成などを行います。
  • 医療事務:主に病院や個人クリニックに所属して行う、事務作業全般です。例えば窓口での受付対応、会計処理、レセプト作成や診療報酬の請求などを行います。
  • 学校事務:一般的には小学校や中学校、高校、大学などの学校法人に所属し行う事務作業全般です。例えば入・退学時に必要な書類作成、教材の発注、教職員の給与計算などを行います。

なお、上記はあくまでも一般的な内容です。企業によっては作業内容が異なる場合もあります。

事務作業を効率化するメリット

ご紹介してきたように、ひと言で事務と言っても、さまざまなものがあります。また、企業によっても違いがあるでしょう。ただし、基本的にはルーティンワークが中心になります。

ルーティンワークであるため作業を効率化しやすく、効率化することで次のようなメリットがあります。

人手不足の課題解消につながる

少子高齢化の影響で、人手不足が慢性化している企業も少なくありません。

事務作業を効率化して作業にかかる時間と手間を削減できれば、多くの人手をかけずに事務作業を滞りなく行うことができるようになります。

人手が足りないため事務作業に支障が出ていたといった課題の、解決につながることが期待できます。

従業員の離職防止対策になる

作業の効率化を進めることで、余分な作業がなくなり、従業員の負担を軽減できます。

余分な作業は肉体的な負担となるばかりでなく、従業員によっては精神的なストレスになる場合やモチベーションの低下につながる場合もあります。それにより、なかには離職を選ぶ従業員もいるでしょう。

作業効率化は、従業員のモチベーション維持・向上や離職防止対策になる可能性があります。それによりマネジメント職の負担軽減にもつながります。

企業の利益向上につながる

事務作業の効率化により余ったリソースを、利益に直結する業務に集中させることも可能です。それにより企業全体の収益向上につながることが期待できます。

事務作業の効率化を成功させるポイント

では、どうすれば事務作業の効率化が実現できるのでしょうか?

事務作業の効率化を成功させるには、最初に現在の作業をしっかり見直し、課題を把握することが重要なポイントとなります。

課題は、次のように「業務フロー・内容」「担当者」の2つの観点に分けて見ていくと、把握しやすくなります。

業務フロー・内容の見直し

現在の業務フローに無駄な工程や重複している工程、時間を過剰に取っている工程がないかなどを確認します。例えばひとつの稟議(りんぎ)を通すために何人もの役職者のところまで足を運んで承認を取らなければならない、ある業務が属人化しており担当者不在になればその作業が滞ってしまう、経費計算をエクセルで行っているため時間がかかりすぎているなど、業務を一つひとつ見直し、現時点での課題を明確化していきます。

課題が明確になると、例えば「余計な手続きを省く」「業務マニュアルを作成する」「必要なツールを導入する」など、効率化に向けた具体的な方法が見えてきます。

担当者の見直し

担当者のスキルはもちろん、性格によっても作業の向き不向きがあります。

「正確性よりむしろスピードが重視される作業なのに、石橋をたたいて渡るタイプの人が担当している」、「誤りが一切あってはならない作業なのに、作業スピードは速いけれど少し雑なタイプの人が担当している」など、作業内容と人材のスキル・性格にミスマッチがあると、作業効率は悪くなります。場合によっては、そのことが担当者のモチベーション低下につながっている可能性もあります。

現在の担当者と作業の内容が合っているのかどうか、あらためて見直すことも大切です。

事務作業を効率化する具体的な方法

それでは、実際どのように業務効率化を進めていけばよいのでしょうか。具体的な方法を5つ紹介します。

業務マニュアルを作成する

業務内容や業務上のルール、フローなどをまとめた業務マニュアルを作成します。マニュアルがあることで担当者が作業を効率的に進められるだけでなく、担当者への教育・指導に費やすマネジメント職の時間と手間の削減にもつながります。さらには、作業の属人化回避と、作業の品質の均一化が図れることもマニュアル作成の効果です。

ペーパーレス化を進める

ペーパーレス化を進めることも効率化の有効な手段です。ペーパーレス化により、書類作成や保管、必要な書類を探し出す作業などにかかっていた時間や手間の削減が可能になります。部署をまたいでの書類や情報の共有、稟議書や申請書などに関連する手続きなどもスムーズになります。

ペーパーレス化についての詳細は、「ペーパーレス導入のメリット・デメリット、推進のポイントを解説」をご覧ください。

効率化につながるツールを導入する

業務内容に合わせたツールの導入も極めて有効な方法です。例えばコミュニケーションツールや、情報共有ツール、RPAといった事務作業の効率化に役立つツールが考えられます。導入に際してコストは発生しますが、自社に最適なツールを選定し業務効率化に成功すれば、時間的コストや人的コストの削減が期待できます。

処理速度の速いPCに切り替える

処理速度の遅いPCを使用している場合は、速いものに切り替えるだけでも作業時間の大幅な削減につながる可能性があります。処理速度の遅いPCでは、ソフトを立ち上げるときや更新のときなど、何をするのにも時間がかかりがちです。例えば1回当たりの作業に1分の待ち時間が発生する場合、月に60回待ち時間が発生すれば、1時間もの損失となります。処理速度の速いPCにすることで、この1時間をほかの業務に費やすことが可能になるのです。

アウトソーシングを利用する

機密性の低い作業や特に時間がかかる作業などについて、アウトソーシングを利用することも良い方法です。時間や手間がかかる単純作業を外部に任せることで、従業員をより生産性の高い業務に集中させることも可能です。

ポイントを抑えて事務作業を効率化させよう

事務作業は単純作業やルーティンワークも多く、効率化しやすいという特徴があります。事務作業の効率化に成功すれば、企業全体の生産性や利益向上にもつながる可能性があります。事務作業に改善の余地を感じている場合は、まずは現在の課題を洗い出すことから始めてください。そこから自社に適した効率化の方法を検討し、事務作業の効率化を成功させましょう。

「楽一」は、事務作業全般をサポートするシステムです。従業員の増員を行うことなく、請求書の処理や集計表作成などの作業の効率化が実現できます。それにより、利益に直結する業務にリソースを割り当てることも可能です。

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