受注管理システムとは？メリットや選択のポイントを解説
ビジネスにおいて、受注をいかに増やすかは大きな課題です。しかし、ビジネスそのものは受注しただけで終わりではありません。受注後の業務を効率良く行うことで、顧客に不安を抱かせず、速やかに商品やサービスを届けることによって顧客満足度向上に寄与することも重要です。ところが、受注処理に伴う業務は煩雑であり、受注量の増加とともに受注管理業務に難しさを感じている企業もあるようです。そこで今回は、受注管理業務の効率化に役立つ受注管理システムに焦点を合わせてご紹介します。
受注管理システムとは？
最初に、「受注管理」とは何かを確認しておきましょう。
受注管理とは、その名のとおり、注文を受ける業務を指しますが、見積書の提示や出荷管理までを含む場合もあります。
受注管理の流れについて、以下に一例をご紹介します。
- 見積書の作成
- 契約の締結
- 顧客情報と注文内容の登録
- 在庫の確認
- 納期の連絡
- 受注伝票と注文請書の作成
- 配送の手配
上記受注管理の流れからわかるように、受注管理は顧客と在庫管理部門や生産部門をつなぐ重要な業務です。しかし、その業務は工数が多く煩雑であり、ミスが発生することも少なくありません。そこで、受注業務を効率化やミスを軽減するシステム「受注管理システム」が注目を浴びています。
受注管理システムとは、一連の受注管理業務を自動的に処理するシステムです。また、受注に関わる情報の一元管理が可能であるため、複数の販売チャネルを利用する場合にも管理が容易となっています。
受注管理システムに搭載されている機能
受注管理システムの具体的な機能についてご紹介します。主要なものは以下のとおりです。
- 受注管理機能
受注時には、顧客情報、決済情報、商品情報などの受注に関連した情報がいくつも発生します。チャネルごとに発生するそれらの情報の一元管理を可能とします。
- 在庫管理機能
在庫状況の整理と、在庫情報の自動更新を担います。店舗ごとや倉庫ごとの最新の在庫数が即座に反映されるため、リアルタイムでの在庫管理が可能です。不正確な在庫情報による販売機会の損失はなくなります。
- 出荷管理機能
商品の入荷、ピッキング、出荷までの一連の作業を管理します。バーコードを読み込むことで入力が自動化されているため、梱包ミスや誤出荷のリスクが低減します。
受注管理システム導入のメリット
それでは、受注管理システムを導入することによって得られるメリットについて以下に解説します。
人的ミスの低減
注文内容の確認と入力、在庫の確認と納期の連絡、出荷指示など、数多くの受注処理を自動化することができるため、手入力で発生しがちな入力ミスや転記ミスなどを回避することが可能になります。つまり、誤出荷や不必要な商品の入荷などの、人的ミスの発生によってもたらされていた損失を大きく低減させることが期待できます。それに伴って、顧客や取引先からの信頼も高まるでしょう。
業務の効率化
受注処理の自動化により、工数が大幅に短縮できます。そうした余裕を持った業務遂行によって、ミスの発生をさらに抑えることができるうえ、急な発注増大にも対応していくことができます。
また、業務効率化によって、顧客の手元に商品が届くまでのリードタイムの短縮も可能です。受注管理システムの導入によって、より正確に、より素早く対応することができるため、他社との競争にも有利となります。
コスト削減
各種作業を自動化するため、人件費を抑えることが可能です。また、適切な在庫管理が可能となるため、不必要な在庫管理コストも削減することができます。
さらに、受注管理システム導入によってペーパーレス化を推進すれば、ペーパーレス化に伴った経費削減効果も得られます。
迅速できめ細かな顧客対応
昼夜を問わず、各種の確認メールを自動的に送付することができるため、即座に応答が得られた顧客の満足度は高くなることが期待できます。また、前述のリードタイムの短縮により、すぐに商品が入手できる点も、顧客満足度の向上に大きく寄与するでしょう。
さらには、「いくつもの商品を小ロットで注文」や、「即日納品の注文」など、従来ならば対応が難しかったイレギュラーな発注ニーズにもきめ細かに対応していくことが可能となります。
販路拡大への対応が容易
売上向上を目指した販路拡大、例えば、販売チャネルの増加を検討する際には、販路を拡大したことによって増加する業務量をどのようにこなしていくべきかについても考慮しなければなりません。受注管理システムならば、多くの受注処理が自動化されているため、業務量の増大に対応できるうえ、受注業務を一元管理することができるため、販路を拡大しても、販路全体を見渡した的確な戦略の構築が可能です。
データの有効活用
受注管理システムを導入することによって、顧客情報、商品情報、受発注や入出庫情報などのデータを一元化することができるため、データの共有や有効活用が容易となります。
データの有効活用については、「経営分析とは？おさえておくべき指標やポイントを解説 」をご参照ください。
受注管理システム選択のポイント
それでは、受注管理システム導入を検討する際のポイントをご紹介しましょう。投資対効果が高く、より効果の高い業務効率化を狙うためには、自社に適したシステムを選択することが重要です。以下を参考に多角的な視点から検討してください。
システムの操作性
日々の業務を円滑にこなしていくためには、操作性の良さは欠かせません。使いやすければ、導入後の早期に社内で浸透し、マニュアルも簡易化できるため、業務の効率化が迅速に進みます。
受注業務フローとの適合性
自社の受注業務のフローに適しているものを選択する必要があります。この機会に業務フローを見直して、現状ではどのような課題があるのか、どのような機能が欲しいのか、よく検討するとよいでしょう。
他システムとの連携
自社の物流システムやメールシステムなど、既存のシステムと連携が可能であるかどうか、あるいは、これからさまざまなシステムの導入を考えている場合にも、それらのシステムとの連携についても確認しておくことが必要です。
セキュリティ
受注管理業務は、顧客情報などの機密性の高いデータを取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかについて確認しておきましょう。
サポート体制
導入直後の設定方法や操作方法をはじめとして、運用していくなかで生じるさまざまなトラブルをいかにサポートしてもらえるかということも重要な確認事項です。特に、社内にシステムの管理・運用にたけた人材がいない場合には、サポート体制の充実したシステムを選択しましょう。
料金体系
受注管理システムの料金体系には従量課金制と定額制があります。一般的に、受注数が少ない場合には従量課金制の方が、受注数が多い場合には定額制の方が、コストパフォーマンスが高いといわれています。
受注管理システムの活用で事業の発展を実現！
受注管理業務は煩雑な業務であり、受注量が増加すればそれに伴ってより忙しくなります。しかし、人材不足の折、貴重な人材をこれ以上受注管理に割くことができないこともあるでしょう。業務負担が大きいときには、ミスの発生を抑えることが難しい場合も少なくありません。受注管理システムを導入すれば、このような受注管理におけるいくつもの課題を解消し、顧客満足度を高めることで事業の発展へ結びつけることが可能です。ぜひ、自社に適したシステムの導入を検討してみてください。
参考：
・受注管理システムとは？基本・メリット・費用相場｜おすすめサービスも紹介！｜比較BIZ
・受注管理システムとは？特徴と選び方を徹底解説！｜GOQSystem
・受注管理システムとは？押さえておきたい機能やサービスを紹介|formLab
・受注管理システムとは？特徴や選び方、おすすめシステム10選もご紹介！|mylogi
・受注管理システムとは？を導入のメリット・デメリット、選ぶポイント|YAZ
・受注管理とは？業務内容と正しい受注管理システムの選び方|AladdinEC
・受注管理とは？業務の流れと効率化の方法をご紹介|S-POOL
・受注管理システムで効率化する3つの方法とクラウド8選｜アスピック
