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電子帳簿保存法とは?対象書類や改正による注意点、対応するメリットを解説

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2022年1月1日からの施行を前に、2021年12月27日に保存要件の適用を宥恕(ゆうじょ:大目に見る、ゆとりを持って許すこと)するという措置に関する改正省令が公布されたことで、あらためて注目を集めた電子帳簿保存法。すでに多くの企業では導入の準備を進めているとは思いますが、2021年12月の省令公布も含め、2022年以降、電子帳簿保存法にどう対応していけばよいのでしょう。そこで今回は、具体的な改正内容や対象となる書類、対応することのメリット、注意点についてお伝えします。

改正された電子帳簿保存法の概要

改正された電子帳簿保存法の概要を知るには、まず、そもそも電子帳簿保存法がどういったものかを知らなければなりません。そこで、基本的な電子帳簿保存法の概要を見たあと、2022年1月1日から施行される改正電子帳簿保存法について説明します。そのうえで、2021年12月27日公布の改正内容についても見ていきましょう。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、これまでは紙での保存が義務付けられていた税務関係の帳簿や書類を、一定の条件を満たせば電子データとして保存できるようにする法律で、1998年に最初に施行されました。正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で、具体的な内容は次のとおりです。

電子帳簿保存法で認められている保存方法と対象帳簿書類

電子帳簿保存法で認められている保存方法は、「電子データ保存」と「スキャナ保存」で、それぞれの対象となるのは次の帳簿書類です。

  • 電子データ保存対象の帳簿書類

帳簿(仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、買掛金元帳、固定資産台帳など)、決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表など)、自己が作成する書類の写し(見積書、契約書、請求書、領収書など)。ほかには、インターネット取引や電子メール取引、クラウド取引など電子取引を行ったものの取引情報。

  • スキャナ保存対象の帳簿書類

取引先から受領した書類・自己が作成して取引相手に交付する書類の写しなど(見積書、契約書、請求書、領収書など)。

2021年12月27日に公布された改正省令内容は?

2021年12月27日に公布された宥恕措置は、2022年1月1日からの改正電子帳簿保存法の施行を延期するものではありません。2022年1月1日より電子取引の取引情報は電子データ保存が義務となりましたが、税務署長がやむを得ない事情があると認めた場合に限って、宥恕措置により出力書面での保存も2年間認めるというものです。

ただし、あくまでも延期ではないうえ、「やむを得ない事情」がどのような状況を指すかが明文化されていないため、基本的には2022年1月からの改正に伴った運用が必要です。念のため、2024年までは電子取引でやりとりしたデータを紙で出力しておき、税務調査で提示・提出を求められた際には速やかに応じられるようにしておけば、どちらにも対応できるようになります。

2022年1月1日より施行される電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、2015年改正で「金額基準の上限や電子署名の義務化の撤廃、適正事務処理要件の追加」、2016年改正で「スキャナ保存要件の緩和(デジカメやスマホで撮影した画像の保存も認められる)」、2019年改正で「個人事業主の承認申請の提出期限に特例追加、過去の重要書類も承認前であっても税務署に届出すればスキャナ保存の対象に」、2020年改正で「電子決済の領収書が不要になり、請求書や利用明細データなども証憑(しょうひょう)として認められる」など、これまでに5回改正されています。

しかし、特に税務関係書類のスキャン保存が普及していないことから、今回は次の5点について改正され、これまで以上の電子帳簿保存の活用を目指しています。

  • 電子帳簿保存法事前承認制度の廃止

従来、電子帳簿保存法の適用要件に則って電子データを作成する場合、「承認を受けようとする国税関係帳簿等の備え付けを開始する日の3カ月前まで」に、承認申請書を提出しなければなりませんでした。しかし、改正後は事前の承認が不要になります。帳簿に関しては、2022年1月1日以降開始する事業年度分から、書類(電子データ保存、スキャン保存)は、1月1日以降に保存を開始するものからです。

  • タイムスタンプ要件の緩和

これまで、タイムスタンプを付与するのは、受領者が署名したうえで3営業日以内でしたが、改正後は2ヵ月以内に延長されます。また、電子データの修正や削除のログを残せるシステムを使っている場合は、タイムスタンプの付与も不要になり、クラウド上での保存も可能です。

  • 適正事務処理要件の廃止

スキャン保存は、不正利用を防ぐため、2名以上で相互牽制を行う、「適正事務処理要件」がありましたが、改正後は廃止され、1人での作業が可能になります。

  • 検索要件の緩和

これまでは、電子データとして保存した帳簿・書類を検索する際の要件が多く、これも電子化に踏み込めない理由のひとつでした。しかし、改正後の検索必須項目は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみとなります。

  • ペナルティの強化

これまで、電子帳簿保存法に違反した場合のペナルティは35%の重加算税でしたが、これに10%追加され、45%の重加算税になります。

電子保存の適用を受けるための要件(2022年1月1日以降)

要件の概要 帳簿
優良 その他
1.記録事項の訂正・削除を行った場合、これらの事実および内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
2.通常の業務処理期間を経過した後に入力した場合、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
3.電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
4.システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなど)を備え付けること
5.保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
6.検索条件 1 取引年月日、取引金額、取引先にて検索できること
2 日付または金額の範囲指定により検索できること 〇※1
3 2以上の認知の記録項目を組み合わせた条件により検索できること 〇※1
7.税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしておくこと ―※1 〇※2

これまで事前承認を受けていた電子帳簿とほぼ同じものを「優良」。それ以外で、後から訂正や削除の履歴確認ができないものや、取引内容の検索ができないものを、「その他」とします。書類に関しては変更はありません。

※1: 保存義務者が税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合、検索要件のうち2と3は不要。
※2:「優良」の要件を満たしている場合は、不要。

電子帳簿保存法に対応するメリット

今回の電子帳簿保存法改正により電子化の要件がかなり緩和されたため、今後本格的に電子化を検討する企業は多いのではないでしょうか。そこで、ここでは電子帳簿保存法に対応することで得られるメリットを説明します。

  • コスト削減につながる

電子帳簿保存法に対応することでペーパーレス化が進めば、印刷にかかるコストが削減されるうえ、オフィスに紙の書類を保存しておく場所を作る必要もなくなります。これによりオフィスの省スペース化が実現するなど、さまざまなコスト削減効果が生まれるでしょう。

ペーパーレスについての詳細は、「ペーパーレス導入のメリット・デメリット、推進のポイントを解説」をご覧ください。

  • 多様な働き方の実現

業務をペーパーレスにすることで、これまではテレワークが難しかった企業でも、オフィスに出社せずに業務ができるようになり、多様な働き方が実現します。

  • 業務効率化・生産性向上

「紙の書類を探す手間が減る」「会議のたびに資料を印刷・コピーする手間が減る」「誰かが使っている際には使いたい書類を使えない」など、これまで業務を滞らせていた手間の軽減が実現、効率化が進み、生産性向上も期待できます。

  • セキュリティリスクの軽減

電子化された文書は、不正を防止するためのタイムスタンプや閲覧権限の設定などの機能があり、セキュリティリスクの軽減にもつながります。

電子帳簿保存法に対応する際の注意点

さまざまなメリットを持つ電子帳簿保存ですが、その際にはいくつかの注意点があります。主なものとしては次の6点です。

  • 電子帳簿保存法にのっとった保存が必要

電子データ保存、スキャン保存を行う際は、上述した電子保存の適用要件を順守した形での保存が必須です。

  • 電子取引における書面による保存の廃止

以前はインターネットやメールなど電子取引を行った際の電子データは、印刷して保存することが認められていましたが、2022年1月1日からは、電子データ(原本)での保存が義務付けられています。

  • 罰則規定がある

電子帳簿保存法にのっとった保存義務に対する違反もしくは虚偽の記帳をした場合、100万円以下の過料という罰則規定があります。

  • スキャン保存する際のポイントの把握

電子データ保存に関しては、上述した電子保存の適用を受けるための要件を順守すれば問題ありませんが、スキャン保存はまた要件が異なります。詳しくは次のとおりです。

・真実性の確保

  重要書類 一般書類
1.入力期間の制限 相手から受領後、7営業日以内。ただし、規定を定めている場合は、業務処理にかかわる通常の期間(2ヵ月以内)を経過後、7営業日以内に入力。 適時に入力
2.解像度および読み取り 解像度200dpi以上。赤・緑・青の解像度が256階調以上 グレースケールでも可能
3.タイムスタンプの付与 一般財団法人日本データ通信協会認定によるタイムスタンプを付与。保存期間を通じて記録事項が変更されていないことが確認でき、任意の期間を指定して一括検証が可能なことなど。 受領者が読み取る場合は受領者が署名のうえ、3日以内にタイムスタンプを付与。
4.読み取り情報の保存 読み取った際に解像度、階調および大きさに関する情報を保持する。ただし、受領者が読み取りしたA4サイズ以下の国税関係書類のスキャンは、大きさについての情報保持は不要。 読み取った際のサイズ情報保持は不要。
5.バージョン管理 訂正・削除を行った際は、その事実と内容を確認できること。 重要書類と同じ。
6.入力者等情報の確認 入力者もしくは入力者を直接監督するものに関する情報を確認できること。 重要書類と同じ。
7.適正事務処理要件 事務処理を行う際は、相互牽制、定期的な検査、再発防止の受領から入力までを規定に定めること。ただし、小規模事業者は税務代理人による定期的な検査があれば相互牽制は不要。 不要。

重要書類:資金やモノの流通に直接関与する書類。契約書、領収書、納品書、請求書、小切手など
一般書類:資金やモノの流通に直接的には関与しない書類、検収書、貨物受取証、見積書、注文書など

・可視性の確保

  重要書類 一般書類
1.帳簿との相互関係性の確保 国税関係書類の記録と関連する帳簿の記録で、相互に関連性を確認できること。 重要書類と同じ。
2.見読可能装置の備え付け等 14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンターなどで、操作説明書を備え付け、電磁的記録を整然とした形式で該当国税関係書類と同程度の明瞭さで拡大縮小して印刷できること。また、4ポイントサイズの文字を認識できること。 グレースケールで保存している場合は、カラーディスプレイ、カラープリンターでなくても問題ない。
3.システム開発関係書類等の備え付け 電子計算機処理システムの概要、操作説明書、開発を行った当時の書類の備え付けおよび保存に関する事務手続き書類を備え付けること。 重要書類と同じ。
4.検索機能の確保 1.取引年月日、勘定科目、取引金額そのほかの主要な記録項目を検索条件として設定できること。 2.日付または金額の範囲を指定して条件設定できること。 3.2つ以上の任意項目を組み合わせて条件設定できること。 ただし、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられる場合は、2と3は不要。 重要書類と同じ。

 

  • 電子帳簿保存法に対応したシステムの活用

ここまでに挙げた注意点を、すべて手作業で確認しながら進めていくのは大きな手間がかかるため、電子帳簿保存法に対応したシステムの活用をおすすめします。

電子帳簿保存法のメリットを生かすには、システムの活用がおすすめ

これまでなかなか進まなかった電子帳簿保存ですが、今回の改正により要件が緩和されたことで対応する企業の増加が予測されます。2021年末の改正省令の公布によって保存要件の適用は宥恕されますが、自社が対象になるとは限らないため、どちらであっても対応できるよう進めていくことが必要です。

電子帳簿保存をスムーズに進めていくには、対象となる書類が何であるかを把握したうえで、適用を受けるための要件をしっかりと理解する必要があります。そして、もうひとつのポイントが電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。電子化だけを進めていっても、システムがそれに対応していなければ意味がありません。電子化を進めると同時にシステム刷新検討も必須と言えるでしょう。

 

参照サイト:

電子帳簿保存法とは?基礎知識と対応のポイントを解説【2022年1月改正】|ワークフロー総研
電子帳簿保存法とは?メリットや適用を受けるための要件など解説|ビジトラ
電子帳簿保存法対応のはじめ方|電子帳簿保存.com
電子帳簿保存法の概要|国税庁
「2年間の猶予」「延期」の誤解 見落としがちな条件とは? 電子帳簿保存法Q&A|ITmediaビジネス
【2022最新版】電子帳簿保存法とは?対象書類や適用要件、過去の改正も解説|MoneyForwardクラウド会計
電子帳簿保存法対策|辻・本郷税理士法人
はじめませんか、帳簿書類の電子化!|国税庁
はじめませんか、書類のスキャナ保存!|国税庁
I 通則【制度の概要等】|国税庁
電子帳簿保存法が改正されました|国税庁
電子帳簿保存法の申請方法まとめ|MoneyForwardクラウド会計
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁
電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止(令和3年度税制改正)に関する宥恕措置について|財務省
電子取引データの保存方法をご確認ください|国税庁

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